Der Prüfer kommt zur Zählung: So bereiten Sie den Termin vor

„Unser Abschlussprüfer wird bei der Inventur anwesend sein.“ Für die Lagerleitung vor Ort klingt dieser Satz aus der Zentrale schnell nach Kontrolle der eigenen Arbeit. Tatsächlich geht es um etwas anderes: Der Prüfer beurteilt, ob das Inventurverfahren verlässlich ist, nicht, ob einzelne Mitarbeiter Fehler machen. Nicht jeder Prüfer kommt zur Zählung, mancher stützt sich auf die Dokumentation, und manchmal schickt die Zentrale stattdessen die interne Revision. Wer vorbereitet ist, erlebt den Besuch als ruhigen Termin und nicht als Prüfungssituation.

Was ein Prüfer typischerweise wissen möchte

Welche Punkte er im Einzelfall betrachtet, bestimmt der Prüfer selbst. Häufig geht es um diese Fragen:

• Gibt es eine schriftliche Zählanweisung, und kennen die Teams sie?
• Zählen Personen, die den Bestand nicht selbst verwalten?
• Ist der Bereich vollständig erfasst, oder wurde ein Gang vergessen?
• Wie wird der Stichzeitpunkt eingehalten, etwa durch Belegschluss für Wareneingänge und Warenausgänge?
• Wie werden Sperrware, Fremdware und Ware unterwegs behandelt?
• Wie werden Differenzen dokumentiert und geklärt?

Eine Woche vorher: Unterlagen und Organisation

Stellen Sie eine Mappe zusammen, die der Prüfer zu Beginn erhält: Zählanweisung, Zonenplan, Teamliste mit Funktionen, Ausgabeprotokoll der Zähllisten und, falls schon vorhanden, den Bestandsauszug zum Stichzeitpunkt. Benennen Sie außerdem:

• eine Begleitperson, die den Prüfer durch das Lager führt und Fragen entgegennimmt,
• Besucherzugang, Sicherheitsunterweisung und Schutzausrüstung wie Sicherheitsschuhe und Warnweste,
• einen Arbeitsplatz mit Zugriff auf die Unterlagen,
• bei Bedarf einen Dolmetscher, wenn Prüfer und Zählteams keine gemeinsame Sprache haben.

Am Zähltag

Manche Prüfer ziehen eigene Teststichproben, und zwar in beide Richtungen. Vom Regal zur Liste: Ist die Ware, die ich dort sehe, auf der Zählliste erfasst? Das prüft die Vollständigkeit. Von der Liste zum Regal: Ist die Menge, die dort steht, tatsächlich vorhanden? Das prüft die Existenz.

Ein fiktives Beispiel: Der Prüfer wählt 25 Positionen, 15 vom Regal zur Liste und 10 von der Liste zum Regal (15 + 10 = 25). In 24 Fällen stimmen Regal und Liste überein, in einem nicht: Die Liste nennt 40 Stück, im Regal stehen 40 Kartons zu je 6 Stück, die Einheit wurde verwechselt. Das Team nimmt die Position sofort als Differenz auf, die Klärung wird dokumentiert, und der Zählleiter prüft, ob dieselbe Verwechslung in der Nachbarzone vorkommt. Für den Gesamtablauf ist ein solcher Einzelfund kein Drama, solange er sichtbar behandelt wird.

Für das Verhalten der Teams gilt: ruhig weiterarbeiten, nicht nachträglich „glätten“, was der Prüfer gerade ansieht, und Fragen an die Begleitperson weiterleiten. Das Zählteam beantwortet Fragen zu seiner eigenen Liste, alles Weitere übernimmt die Begleitperson.

Häufige Stolpersteine

• Das Team erfährt erst am Zähltag vom Besuch und wirkt verunsichert. Informieren Sie es vorab und sagen Sie klar, dass das Verfahren angesehen wird und nicht die einzelne Person.
• Die Unterlagen liegen verstreut in Büros und Mailpostfächern. Eine Mappe pro Prüfer erspart Suchen und Wartezeit.
• Listen werden während des Besuchs „schnell noch“ korrigiert. Korrekturen folgen immer der festgelegten Regel: durchstreichen, neu schreiben, abzeichnen.

Nach dem Termin

Lassen Sie sich die Feststellungen des Prüfers möglichst am selben Tag nennen und halten Sie sie schriftlich fest. Offene Punkte erhalten einen Verantwortlichen und einen Termin. Nachweise, die der Prüfer anfordert, gehören ebenso in die Inventurunterlagen wie seine Hinweise. Ergänzen Sie das Protokoll um einen Vermerk, dass der Prüfer anwesend war, und notieren Sie, welche Bereiche er besucht hat.

Fazit

Der Besuch eines Prüfers ist eine Gelegenheit, das Verfahren sichtbar zu machen. AuditMaster baut die Unterlagen so auf, dass Ihr Prüfer jede Zahl bis zur Zählliste zurückverfolgen kann, und ein Projektleiter steht für Rückfragen zur Verfügung.