Erste Inventur einer neuen Tochter in Usbekistan: Realistisch planen

Die neue Tochtergesellschaft in Usbekistan hat ihr erstes Geschäftsjahr fast hinter sich, und die Zentrale erwartet eine Inventur „wie in Deutschland“. Vor Ort ist der Artikelstamm noch im Aufbau, die Lagerplätze sind teilweise unbeschriftet, und der Belegfluss zwischen Lager, 1C und Konzernsystem ist noch nicht eingespielt. Das ist normal. Es ist kein Grund, die Inventur zu verschieben, wohl aber ein Grund, sie realistisch zu planen: nicht zu viel zu versprechen und möglichst viel zu lernen.

Was im ersten Jahr noch im Aufbau ist

• Artikelstamm: Dubletten, fehlende Einheiten, unklare Bezeichnungen.
• Lagerplätze: noch nicht durchgängig gekennzeichnet oder nicht nach einem System vergeben.
• Belegfluss: lokale Belege und Konzernformate laufen nebeneinander her.
• Personal: ein neues Team ohne gemeinsame Zählroutine.
• Systeme: 1C neu eingeführt oder angepasst, die Verbindung zum Konzernsystem noch offen.

Realistische Ziele setzen

Für die erste Inventur genügen drei Ziele, in dieser Reihenfolge:

1. Vollständigkeit: Alles, was im Lager steht, ist erfasst, auch Ware ohne Artikelnummer.
2. Nachvollziehbarkeit: Zähllisten, Zählanweisung und Protokoll sind so geführt, dass ein Dritter den Ablauf versteht.
3. Lernen: Jede Differenz erhält eine Ursachengruppe, daraus entsteht die Maßnahmenliste für das Folgejahr.

„Differenz null“ gehört nicht zu den Zielen. Sagen Sie der Zentrale vorab, dass im ersten Jahr mit mehr Differenzen und mehr offenen Klärungspunkten zu rechnen ist, und stimmen Sie ab, wie damit umgegangen wird. Das ist ehrlicher als eine Erwartung, die niemand erfüllen kann.

Legen Sie außerdem fest, was nicht gezählt oder nur grob erfasst wird, etwa Kleinmaterial, das im System nicht geführt wird, und halten Sie es im Protokoll als bewusste Abweichung fest.

Rückwärts planen

Ein Zeitplan, der vom Stichtag aus rückwärts läuft, kann so aussehen:

1. 12 Wochen vorher: Verfahren wählen und mit dem Prüfer abstimmen.
2. 8 Wochen vorher: Zählanweisung schreiben und den Artikelstamm bereinigen.
3. 6 Wochen vorher: Lagerplätze kennzeichnen.
4. 4 Wochen vorher: Probezählung einer Zone.
5. 2 Wochen vorher: Teams einweisen, Material bereitlegen.
6. Danach: Zählung, Klärung und Nachbesprechung.

Die Zeitangaben sind Richtwerte. Wichtiger als die genauen Wochen ist die Reihenfolge: erst das Verfahren mit dem Prüfer abstimmen, dann die Anweisung schreiben, dann das Lager vorbereiten. Wer die Plätze kennzeichnet, bevor das Verfahren feststeht, kennzeichnet womöglich nach dem falschen System. Planen Sie zwei Wochen Reserve ein: Im ersten Jahr verzögert sich häufig mehr als später, weil Zuständigkeiten noch nicht eingespielt sind.

Die Probezählung liefert die Zahlen für den Zeitplan (fiktiv)

Die größte Unsicherheit im ersten Jahr ist die Zählleistung. Statt sie zu schätzen, messen Sie sie. Angenommen, die Probezählung einer Zone mit 180 Positionen dauert 6 Teamstunden. Das sind 30 Positionen pro Stunde. Das Lager hat 2.700 Positionen, also 2.700 ÷ 30 = 90 Teamstunden je Zählung und 180 mit Zweitzählung.

Wäre mit dem üblichen Planungswert von 40 Positionen pro Stunde gerechnet worden, kämen nur 2.700 ÷ 40 = 67,5 Teamstunden heraus. Es würden 22,5 Teamstunden je Zählung fehlen, 45 mit Zweitzählung. Die Probezählung deckt außerdem Probleme auf, die sich sonst erst am Zähltag zeigen: fehlende Etiketten, unleserliche Bezeichnungen, Einheiten, die niemand kennt.

Danach: Stammdaten und Plätze nachziehen

Was die erste Inventur an Mängeln zeigt, wird direkt beseitigt, solange die Erinnerung frisch ist: Dubletten im Artikelstamm, fehlende Einheiten, unbeschriftete Plätze. So wird die zweite Inventur eine ganz andere Aufgabe als die erste. Halten Sie in der Nachbesprechung fest, welche Mängel auf die Aufbauphase zurückgehen und welche dauerhafte Prozessschwächen sind. Nur die zweite Gruppe braucht eine Maßnahme mit Termin, die erste erledigt sich mit dem Aufbau.

Fazit

Die erste Inventur einer neuen Tochter ist ein Aufbauschritt und kein Abschlusstest. AuditMaster sieht sich das Lager vor Ort an, schlägt ein passendes Verfahren vor und erstellt die Zählanweisung, die Sie vor dem Einsatz prüfen und freigeben.