Nachbesprechung der Inventur: Maßnahmen festlegen und nachhalten

Wenn die Differenzliste geklärt und das Protokoll unterschrieben ist, atmen alle auf, und die Inventur gilt als erledigt. Dabei beginnt jetzt die Arbeit mit dem größten Nutzen: Die Differenzen haben Ursachen, und wer sie nicht behebt, findet sie im nächsten Jahr wieder. Eine kurze Nachbesprechung mit Maßnahmenliste, Verantwortlichen und Terminen macht die nächste Inventur leichter.

Die Nachbesprechung vorbereiten

Setzen Sie den Termin innerhalb von zwei Wochen nach Abschluss an, solange die Erinnerung frisch ist. Sechzig bis neunzig Minuten genügen. Teilnehmen sollten Zählleiter, Lagerleitung, Buchhaltung oder Controlling und ein bis zwei Vertreter der Zählteams.

Bringen Sie mit: die Differenzliste mit Ursachengruppen, den tatsächlichen Zeitverlauf der Zählung und die Rückmeldungen der Teams, die Sie vorab mit einem kurzen Fragebogen eingesammelt haben.

Drei Fragen genügen

1. Was ist gut gelaufen und soll so bleiben?
2. Was hat gestört, und was war die Ursache?
3. Was ändern wir bis zur nächsten Zählung?

Bleiben Sie bei Fakten. „Bei 41 Differenzen war die Einheit verwechselt“ ist eine Aussage über den Prozess. „X hat schlampig gezählt“ ist eine Schuldzuweisung, die nichts verbessert und beim nächsten Mal dazu führt, dass Fehler verschwiegen werden.

Für die zweite Frage hilft die Methode der „fünf Warum“: Man fragt so lange nach der Ursache, bis die Antwort auf einen Prozess zeigt und nicht auf eine Person. Ein fiktives Beispiel: Warum war die Menge falsch? Weil in Karton statt in Stück gezählt wurde. Warum? Weil am Platz keine Einheit stand. Warum? Weil beim Einrichten der Plätze nur die Nummer vergeben wurde. Damit ist die Maßnahme gefunden, und sie lautet nicht „besser aufpassen“, sondern „Einheit am Platz ergänzen“.

Von der Zahl zur Maßnahme (fiktives Beispiel)

Angenommen, die Differenzliste enthält 96 Einträge. Nach Ursachen gruppiert ergibt sich: 41 Einheitenverwechslungen, 23 Zeitversatz, 19 Falschbuchungen, 8 Zählfehler und 5 ungeklärt (41 + 23 + 19 + 8 + 5 = 96). Die größte Gruppe sind die Einheitenverwechslungen mit knapp 43 Prozent.

Das Team vermutet, dass an den Plätzen nicht erkennbar war, ob in Stück oder in Karton gezählt wird. Die Maßnahme lautet: Einheit am Lagerplatz kennzeichnen. Verantwortlich ist der Lagerleiter, der Termin liegt in sechs Wochen, als Nachweis dienen Fotos und eine Stichprobe. Für die 23 Fälle mit Zeitversatz wird ein Belegschluss in die Zählanweisung des nächsten Jahres aufgenommen. So wird aus Zahlen eine Reihenfolge.

Die Maßnahmenliste

Jede Maßnahme erhält eine Nummer, den Befund, die vermutete Ursache, die Maßnahme selbst, einen Verantwortlichen, einen Termin, den Nachweis und einen Status. Halten Sie die Liste kurz: Fünf bis sieben umsetzbare Maßnahmen bringen mehr als zwanzig, an denen niemand arbeitet. Sortieren Sie nach Wirkung, also nach Häufigkeit und Wert der betroffenen Differenzen. Formulieren Sie jede Maßnahme so, dass man sie abhaken kann: „Einheit an allen Plätzen der Zonen A bis C gekennzeichnet“ lässt sich prüfen, „Kennzeichnung verbessern“ nicht.

Nachhalten

• Monatlich eine kurze Statusrunde von 15 Minuten anhand der Liste.
• Nicht erledigte Maßnahmen wandern mit neuem Termin und Begründung weiter. Sie verschwinden nicht.
• Die Wirksamkeit wird bei der nächsten Zählung oder bei einer Zwischenzählung geprüft.
• Maßnahmen, die dauerhaft gelten, kommen in die Zählanweisung oder in die Arbeitsanweisung des Lagers.

Das Protokoll der Nachbesprechung kommt zu den Inventurunterlagen: Teilnehmer, Datum, Befunde, beschlossene Maßnahmen. Es zeigt Prüfer und Zentrale, dass Differenzen nicht nur gebucht, sondern auch an der Ursache bearbeitet werden. Ob und wie die Maßnahmen in den Abschluss einfließen, besprechen Sie bei Bedarf mit Ihrem Wirtschaftsprüfer.

Fazit

Die Nachbesprechung verwandelt eine Zählung in einen Lernschritt. AuditMaster liefert bei einem Lageraudit eine Maßnahmenliste mit priorisierten Schwachstellen und konkreten Vorschlägen, die Sie mit Ihrem Team abarbeiten können.