Zeitversatz: Wareneingang gebucht, Ware noch nicht im Regal

Die Differenzliste zeigt für einen Artikel 180 Stück weniger als im System, und alle Blicke gehen zum Lagerleiter. Oft ist die Ware aber gar nicht verschwunden. Sie steht auf der Rampe, im Wareneingangsbereich oder in der Versandzone, während der Beleg längst gebucht ist, oder umgekehrt. Dieser Zeitversatz zwischen Beleg und Ware gehört zu den häufigsten Ursachen für Inventurdifferenzen, und er lässt sich mit einigen Regeln vor der Zählung gut eingrenzen.

Die typischen Fälle

• Wareneingang gebucht, Ware steht noch in der Eingangszone oder auf der Rampe.
• Ware eingeräumt, aber der Wareneingangsbeleg ist noch nicht gebucht.
• Warenausgang gebucht, die Ware steht noch in der Versandzone.
• Ware verladen oder abgeholt, die Buchung des Warenausgangs fehlt noch.
• Umlagerung zwischen zwei Lagerorten: Abgang gebucht, Zugang noch offen.

In allen fünf Fällen passen Beleg und Ware zusammen, nur nicht zur gleichen Uhrzeit.

Vor der Zählung: Übergangszonen und Belegschluss festlegen

Legen Sie für Eingangs- und Versandbereich je eine Übergangszone fest, die auf einer eigenen Zählliste erfasst wird. So wird Ware im Wartezustand nicht mit dem Regalbestand vermischt, und die Zuordnung zu einem Beleg bleibt möglich.

Zum Stichzeitpunkt notieren Sie außerdem die letzte Nummer des Wareneingangsbelegs und des Lieferscheins. Alle Belege mit höherer Nummer gehören zur Zeit nach dem Stichzeitpunkt und werden getrennt abgelegt. Das ist der Belegschluss, und er gehört in die Zählanweisung.

Ein Beispiel aus der Differenzliste (fiktiv)

Artikel A: Buchbestand 500 Stück, im Regal gezählt 320 Stück. Die Differenz beträgt −180. Der Wareneingangsbeleg über 180 Stück wurde am Stichtag um 16:40 Uhr gebucht, die Ware stand um 17:10 Uhr noch auf der Rampe. In der Übergangszone zählt das Team 180 Stück. Rechnung: 320 + 180 = 500, die Differenz ist null. Es handelt sich um Zeitversatz und nicht um Schwund.

Ein zweiter Fall: Artikel B hat einen Buchbestand von 310 Stück. Gezählt werden 310 im Regal und zusätzlich 90 in der Versandzone. Der Warenausgang über 90 Stück ist gebucht, die Ware aber noch im Haus. Die Zählung ergibt also scheinbar +90. Ob solche Ware zum Bestand gehört, hängt von Vertrag, Lieferbedingungen und Bewertung ab und ist eine Frage für Buchhaltung und Wirtschaftsprüfer, nicht für das Zählteam. Das Team dokumentiert nur, was wo steht.

Belegen statt behaupten

„Das ist sicher Zeitversatz“ genügt als Klärung nicht. Für jede Differenz, die Sie so einordnen, gehört ein Nachweis in die Unterlagen:

1. Kopie des Wareneingangsbelegs oder Lieferscheins mit Datum und Nummer.
2. Uhrzeit der Buchung laut System, soweit ablesbar.
3. Zählzettel der Übergangszone mit der gezählten Menge.
4. Auf Wunsch ein Foto der Ware im Wartebereich.

In der Differenzliste erhält die Zeile den Status „Zeitversatz, belegt“. Eine Korrekturbuchung entfällt in diesem Fall, weil Beleg und Ware zusammenpassen. Offen bleibt die zeitliche Abgrenzung am Stichtag, und die legt die Buchhaltung gemeinsam mit dem Wirtschaftsprüfer fest.

Zeitversatz von vornherein verkürzen

• Ware wird direkt nach dem Eintreffen gebucht und nicht erst am Abend gesammelt.
• Die Übergangszone wird am Ende jeder Schicht geleert oder aufgelistet.
• Vor dem Stichzeitpunkt gilt eine Ruhezeit, in der keine neuen Lieferungen mehr angenommen werden.

Auch die Reihenfolge am Zähltag hilft. Zählen Sie die Übergangszonen zuerst oder zuletzt, aber nie zwischendurch, und halten Sie die Uhrzeit fest. Wird eine Zone während der Zählung noch befüllt, lässt sich die Menge später keinem Beleg mehr zuordnen. Sprechen Sie deshalb mit Fahrern und Wareneingang ab, dass in dieser Zeit nichts mehr abgestellt wird.

Fazit

Wer Übergangszonen und Belegschluss vorab festlegt, trennt echte Differenzen schnell von bloßem Zeitversatz. AuditMaster gruppiert Differenzen beim Bestandsabgleich nach Artikel, Charge und Ursache, darunter auch den Zeitversatz, und liefert Ihnen eine Differenzliste mit belegtem Status.