Ware unterwegs am Stichtag: Lieferbedingungen und Gefahrübergang

Am Stichtag stehen Lastwagen auf der Straße, Container in einem Terminal und Pakete beim Spediteur. Die Ware ist bezahlt oder bestellt, aber sie ist nicht im Lager, und kein Zählteam kann sie zählen. Gehört sie dennoch schon zum Bestand? Diese Frage ist keine Zählfrage, sondern eine Frage von Vertrag und Rechnungslegung. Das Lager kann sie nicht beantworten, aber es kann dafür sorgen, dass die Buchhaltung die richtigen Unterlagen hat, wenn sie entscheidet. Dieser Beitrag zeigt, wie das gelingt. Er gibt keine rechtliche Einordnung. Wie Ware unterwegs zu behandeln ist, klären Sie mit Ihrem Wirtschaftsprüfer und Ihrem Steuerberater.

Warum die Zählung die Frage nicht beantwortet

Das Zählteam sieht nur, was im Lager steht. Ob eine unterwegs befindliche Lieferung schon zum Bestand des Unternehmens zählt, hängt vom Vertrag und von den vereinbarten Lieferbedingungen ab, die häufig mit Kürzeln der Incoterms benannt werden. Entscheidend sind unter anderem, wo und wann Gefahr und Eigentum übergehen. Beides muss nicht zusammenfallen, und die Antwort kann je Lieferung anders ausfallen. Eine pauschale Regel gibt es deshalb nicht, und die Entscheidung gehört nicht ins Lager, sondern in die Buchhaltung.

Hinzu kommt, dass der Stichtag nicht das Ende der Geschichte ist. Trifft die Ware zwei Tage später ein, erscheint sie als Wareneingang im neuen Zeitraum, während die Rechnung vielleicht noch im alten gebucht wurde. Solche Verschiebungen sind der Grund, warum die Zuordnung vorab dokumentiert werden sollte.

Die Prüfliste für den Stichtag

1. Liste der offenen Lieferungen erstellen: Bestellungen, die versandt, aber bis zum Stichzeitpunkt nicht eingegangen sind. Quellen sind Einkauf, Spediteur und Sendungsverfolgung.
2. Pro Lieferung die Unterlagen zusammenstellen: Vertrag oder Bestellung mit den Lieferbedingungen, Versanddatum, Rechnungsdatum, Frachtbrief, Verladedatum, Ankunftsdatum und Zollstatus.
3. Die Zuordnung zum Stichtag von der Buchhaltung schriftlich festlegen lassen, abgestimmt mit dem Steuerberater, je Lieferung oder je Gruppe gleicher Lieferbedingungen.
4. Dasselbe für Ausgänge prüfen: Ware, die verladen ist, aber noch nicht beim Kunden angekommen ist.
5. Die Liste als Anlage zum Inventurprotokoll ablegen.

Ein fiktives Beispiel für den Aufbau der Liste: Zum Stichtag sind sechs Lieferungen unterwegs, zusammen 148.000 EUR. Zwei sind beim Lieferanten verladen (52.000 EUR), drei sollen laut Vertrag erst am Lager in Taschkent übergeben werden (71.000 EUR), eine wartet an der Grenze auf die Abfertigung (25.000 EUR; 52 + 71 + 25 = 148). Wie jede dieser Zeilen am Stichtag behandelt wird, entscheidet die Buchhaltung, nicht der Lagerleiter.

Typische Fehler

• Die Rechnung ist gebucht, die Ware ist nicht da. Ohne Hinweis auf „unterwegs“ fehlt sie in jeder Zählung.
• Am Zähltag trifft eine Lieferung ein. Wird sie sofort gebucht und ins Regal gestellt, ist unklar, ob sie zum Stichtag gehört. Entscheiden Sie vorab, ob Wareneingänge während der Zählung gesperrt oder getrennt erfasst werden.
• Versandbelege, Frachtbriefe und Bestätigungen fehlen, wenn der Prüfer fragt, wann die Ware verladen wurde.
• Ausgänge an Kunden werden vergessen, weil der Fokus auf den Eingängen liegt.
• Konsignationsware oder Ware beim Dienstleister taucht in keiner Liste auf.

Fragen an Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

• Nach welchen Kriterien ordnen wir Ware unterwegs dem Stichtag zu: Vertrag, Frachtbrief, Rechnung oder etwas anderes?
• Welche Unterlagen müssen für jede Lieferung vorliegen, und wie lange bewahren wir sie auf?
• Wie behandeln wir Nebenkosten wie Fracht oder Zoll in diesem Zusammenhang?
• Gilt für Ausgangslieferungen dieselbe Systematik?
• Bis wann und in welcher Form soll die Zuordnung dokumentiert sein?

Fazit

Das Lager zählt, was da ist, und liefert die Fakten über das, was unterwegs ist. Die Entscheidung trifft die Buchhaltung. AuditMaster hält im Inventurprotokoll fest, welche Ware am Stichzeitpunkt nicht im Lager war, und gleicht Zählergebnis und Buchbestand so ab, dass solche Positionen von echten Differenzen getrennt bleiben.