Inventurkalender mit der Zentrale: Termine, Meldungen, Freigaben

Kurz vor dem Stichtag laufen bei einer Inventur viele Fäden zusammen: die Freigabe der Zählanweisung, die Zählung, der Besuch des Prüfers, die Meldung ans Controlling und der Jahresabschluss. Jeder Termin hat einen anderen Verantwortlichen, und keiner hat den Überblick. Ein gemeinsamer Inventurkalender mit der Zentrale verhindert, dass sich Fristen überschneiden, und zeigt früh, wo es eng wird.

Welche Termine zusammenlaufen

• Entwurf und Freigabe der Zählanweisung.
• Abstimmung mit dem Wirtschaftsprüfer.
• Stichtag, Belegschluss und Bestandsauszug.
• Zählung und Zweitzählung.
• Differenzliste, Klärung und Freigabe der Korrekturbuchungen.
• Besuch des Prüfers oder der internen Revision.
• Meldung des Ergebnisses an die Zentrale.
• Lokale Fristen der Buchhaltung, die Ihr Hauptbuchhalter kennt.

Nicht alle Termine sind gleich verbindlich. Manche sind Fristen, an denen ein Dritter hängt, etwa der Besuch des Prüfers. Andere sind interne Vorgaben, die sich notfalls verschieben lassen. Kennzeichnen Sie im Kalender, welche Termine fest sind, tragen Sie diese zuerst ein und planen Sie die beweglichen Termine um die Fixpunkte herum.

Rückwärts vom Stichtag planen

Wählen Sie den Stichtag S als Nullpunkt. Der folgende Vorschlag lässt sich an Ihr Lager anpassen:

1. S − 42 Tage: Entwurf der Zählanweisung.
2. S − 35: Abstimmung mit Prüfer und Zentrale.
3. S − 28: Freigabe der Zählanweisung.
4. S − 14: Zählteams eingeteilt und eingewiesen.
5. S − 7: Vorbereitung im Lager abgeschlossen.
6. S: Zählung.
7. S + 2: Bestandsabgleich.
8. S + 5: Differenzliste.
9. S + 10: Klärung abgeschlossen.
10. S + 12: Freigabe der Korrekturbuchungen.
11. S + 14: Meldung an die Zentrale.

Prüfen Sie den Plan gegen die Kalender beider Länder, denn Feiertage und Wochenenden verschieben die Termine.

Die Abstände sind Richtwerte. Die Zählanweisung muss vor der Einweisung der Teams freigegeben sein und der Bestandsauszug vor dem Abgleich vorliegen. Ob zwischen Zählung und Meldung zwei Wochen genügen, hängt von der Zahl der Differenzen und von der Erreichbarkeit der Buchhaltung ab. Rechnen Sie das anhand des Vorjahres oder einer Probezählung nach, statt es zu schätzen.

Der Kalender als eine Tabelle

Führen Sie eine einzige Tabelle mit den Spalten Termin, Datum, Verantwortlicher, Abhängigkeit und Status. Die Abhängigkeit ist der wichtigste Teil. Die Einweisung der Teams hängt von der freigegebenen Zählanweisung ab, die Differenzliste vom Bestandsauszug, die Meldung von der Freigabe der Buchungen. Rutscht ein Termin, sieht man sofort, welche anderen mitwandern.

Ein fiktives Beispiel: Verzögert sich die Freigabe der Zählanweisung von S − 28 um fünf Tage auf S − 23, bleiben bis zur Einweisung der Teams bei S − 14 noch neun Tage statt vierzehn. Das reicht. Verzögert sie sich um 15 Tage auf S − 13, liegt die Freigabe nach dem Termin der Einweisung, und diese muss verschoben werden. Mit der Tabelle sehen Sie diese Folge, bevor sie eintritt.

Zeitzonen und Fristen

Taschkent liegt je nach Jahreszeit drei bis vier Stunden vor Deutschland. Eine Frist „bis 17 Uhr“ ist deshalb nur mit Zeitzone eindeutig. Notieren Sie bei jeder Frist, welche Ortszeit gilt, und legen Sie fest, ob Fristen in Kalender- oder in Arbeitstagen laufen. Bei Meldungen an die Zentrale lohnt es sich, einen Puffer von einem Arbeitstag einzuplanen.

Wer den Kalender pflegt

Benennen Sie eine Person, die den Kalender führt und die Versionen verwaltet. Der Kalender liegt an einem Ort, den alle Beteiligten erreichen, und trägt Versionsnummer und Datum. Änderungen werden nicht mündlich vereinbart, sondern in der Tabelle eingetragen und kurz begründet. So bleibt später nachvollziehbar, warum sich ein Termin verschoben hat, falls der Prüfer oder die Zentrale danach fragt.

Fazit

Ein gemeinsamer Kalender macht aus vielen einzelnen Terminen einen gemeinsamen Plan. AuditMaster stimmt Stichtag, Zeitfenster und Lieferung der Unterlagen mit Ihnen ab, damit das Inventurprotokoll rechtzeitig vor den Fristen der Zentrale vorliegt.