Anlageninventur: Vom Anlagenverzeichnis zur Standortliste

Das Anlagenverzeichnis ist ein Bild der Vergangenheit: Es zeigt, was die Buchhaltung irgendwann angeschafft, nummeriert und gebucht hat. Was heute im Büro, in der Werkstatt und im Lager steht, kann davon abweichen. Rechner sind umgezogen, Regale wurden ersetzt, ein Stapler arbeitet in der Filiale statt am Hauptstandort. Eine Anlageninventur gleicht beide Seiten ab, Raum für Raum und Nummer für Nummer. Anders als bei der Warenzählung wird dabei nicht nach Menge gezählt, sondern jeder Gegenstand einzeln identifiziert.

Zwei Listen, zwei Blickrichtungen

Ein vollständiger Abgleich braucht beide Richtungen:

• Vom Verzeichnis zum Raum: Ist die gebuchte Anlage tatsächlich vorhanden? Das prüft die Existenz.
• Vom Raum zum Verzeichnis: Steht etwas im Raum, das im Verzeichnis fehlt oder keine Nummer trägt? Das prüft die Vollständigkeit.

Wer nur abhakt, was auf der Liste steht, findet keine Gegenstände, die nie erfasst wurden. Wer nur durch die Räume geht, merkt nicht, was fehlt. Das Zählteam braucht deshalb zwei Dinge: die Standortliste und einige Freizeilen für alles, was nicht darauf steht.

Vom Verzeichnis zur Standortliste

Ausgangspunkt ist ein Auszug aus 1C oder Ihrer Tabelle zum Stichtag: Inventarnummer, Bezeichnung, Anlagenklasse, Standort, verantwortliche Person, Anschaffungsdatum und, soweit vorhanden, Seriennummer. Die eigentliche Arbeit ist das Umsortieren. Das Verzeichnis ist nach Nummern geordnet, der Rundgang folgt aber den Räumen. Sortieren Sie den Auszug deshalb nach Standort, dann Raum, dann Nummer und drucken Sie je Raum ein Blatt.

Sind Räume im Verzeichnis nur grob benannt („Lager“, „Büro 2“), klären Sie die Bezeichnungen vor dem Rundgang mit der Lagerleitung, sonst sucht das Team im falschen Raum. Anschaffungspreise und Buchwerte gehören nicht auf die Standortliste. Das Team braucht sie nicht, und sie lenken nur ab.

Der Rundgang Raum für Raum

1. Den Raum möglichst gemeinsam mit der verantwortlichen Person betreten, die Türen öffnet und Auskunft gibt.
2. Jeden Gegenstand mit Etikett suchen, die Nummer ablesen und auf der Liste abhaken. Abgehakt wird nur, was gesehen wurde, nicht was „bestimmt da ist“.
3. Bezeichnung und, bei wertvollen Geräten, die Seriennummer mit dem Verzeichnis vergleichen.
4. Gegenstände ohne Etikett oder ohne Eintrag in einer Freizeile erfassen: Beschreibung, Raum, sichtbare Merkmale und ein Foto.
5. Steht ein verzeichneter Gegenstand in einem anderen Raum, wird er dort aufgenommen und auf beiden Blättern vermerkt.
6. Zum Schluss den Raum auf der Liste mit Uhrzeit abzeichnen.

Zustand und Nutzung (defekt, ausgesondert, nicht in Gebrauch) gehören als kurze Bemerkung dazu. Bewertet wird nicht.

Typische Befunde (fiktives Beispiel)

Ein Verzeichnis führt 540 Positionen in 36 Räumen. Nach dem Rundgang ergibt sich dieses Bild:

• 498 Positionen stehen am gebuchten Standort.
• 21 Positionen stehen in einem anderen Raum.
• 7 Positionen sind vorhanden, aber defekt oder ausgesondert.
• 14 Positionen sind nicht auffindbar (498 + 21 + 7 + 14 = 540).

Dazu kommen 26 Gegenstände, die im Verzeichnis nicht stehen, 19 davon ohne Etikett. Die 14 nicht auffindbaren Positionen sind rund 2,6 Prozent des Verzeichnisses. Für sie beginnt ein eigener Klärungsablauf mit Suche und Rückfragen, bevor jemand über einen Abgang entscheidet.

Was die Buchhaltung bekommt

Das Ergebnis ist eine Standortliste mit Status je Zeile: gefunden, Standort abweichend, nicht gefunden, nicht im Verzeichnis. Das Zählteam stellt fest, die Buchhaltung entscheidet. Ob ein Gegenstand ausgebucht, neu aufgenommen oder umgebucht wird und welche bilanziellen und steuerlichen Folgen das hat, klären Sie mit Ihrem Wirtschaftsprüfer und Steuerberater.

Fazit

Eine Anlageninventur ist nur so gut wie die Standortliste, auf der sie beruht. AuditMaster erfasst Anlagevermögen mit Inventaretiketten, gleicht es mit Ihrem Verzeichnis ab und liefert eine Standortliste mit Status je Position für Buchhaltung und Abschlussprüfer.