Inventarnummern vergeben: Ein Nummernkreis für Standorte und Klassen

Eine Inventarnummer ist der Personalausweis einer Anlage. Wird sie zweimal vergeben, sind zwei Gegenstände nicht mehr zu unterscheiden. Wird sie wiederverwendet, taucht in der Historie ein Gegenstand auf, den es so nie gab. Und fehlt sie ganz, kann bei der Anlageninventur niemand sagen, ob der Rechner im Büro der gebuchte oder ein anderer ist. Jede Gesellschaft braucht deshalb einen Nummernkreis mit klaren Regeln: Er muss eindeutig sein, darf nie neu vergeben werden und sollte auf einen Blick zeigen, zu welchem Standort und welcher Klasse eine Anlage gehört.

Vier Grundregeln

1. Eindeutig: Jede Nummer gehört zu genau einer Anlage.
2. Einmalig: Auch nach dem Abgang bleibt die Nummer im Verzeichnis gesperrt und wird nie wieder ausgegeben.
3. Unveränderlich: Die Nummer bleibt bei Umzug, Reparatur und Umbuchung gleich.
4. Lesbar: kurz genug zum Aufschreiben, lang genug zum Unterscheiden, möglichst ohne Zeichen, die sich verwechseln lassen, etwa O und 0 oder I und 1.

Aufbau eines Nummernkreises

Üblich ist eine „sprechende“ Nummer aus drei Teilen: Standort, Anlagenklasse und laufende Nummer. Zwei fiktive Beispiele:

• TAS-LT-000047: Standort Taschkent (TAS), Klasse Lagertechnik (LT), laufende Nummer 47.
• SAM-IT-000112: Standort Samarkand (SAM), Klasse IT-Ausstattung (IT), laufende Nummer 112.

Weitere Klassen im Beispiel: MB für Möbel, MA für Maschinen, FZ für Fahrzeuge. Die laufende Nummer hat sechs Stellen und reicht damit für 999.999 Anlagen; sie muss nie erweitert werden. Ob die Zählung je Gesellschaft oder je Standort und Klasse läuft, entscheiden Sie einmal und halten es schriftlich fest. Läuft sie je Gesellschaft durch, ist die Eindeutigkeit am einfachsten zu sichern.

Alles, was sich ändern kann, gehört nicht in die Nummer. Ein Raum, eine Abteilung oder eine verantwortliche Person wechseln, die Nummer nicht. Auch der Standortteil sagt nur, wo die Anlage geführt wird, nicht, wo sie gerade steht. Der aktuelle Raum steht im Verzeichnis. Welche Klassen sinnvoll sind und wie sie zur Gliederung in Ihrer Buchhaltung passen, stimmen Sie mit dem Hauptbuchhalter und Ihrem Wirtschaftsprüfer ab.

Die Vergabe organisieren

• Eine Stelle vergibt die Nummern, zum Beispiel der Anlagenbuchhalter. Niemand sonst klebt eigenmächtig Etiketten.
• Ein Nummernregister listet alle vergebenen, gesperrten und gedruckten Nummern.
• Etiketten werden in Blöcken gedruckt, mit Ausgabeprotokoll. Nicht verwendete Etiketten kommen zurück und werden protokolliert vernichtet.
• Bei einem Abgang bleibt der Datensatz mit dem Status „abgegangen“ erhalten.
• Für Zubehör und Teile legen Sie fest, ob sie eine eigene Nummer erhalten oder dem Hauptgerät zugeordnet werden.

Prüfen Sie den Nummernkreis zum Schluss mit einem einfachen Test: Kann ein Zähler, der die Regeln nicht kennt, aus der Nummer ablesen, zu welchem Standort und zu welcher Klasse die Anlage gehört? Wenn nicht, ist der Aufbau zu kompliziert. Drei Kürzel und eine laufende Nummer sind für die meisten Betriebe das Maximum.

Einen Altbestand bereinigen

Wer einen Nummernkreis einführt, findet meist Altnummern mit Lücken und Dubletten vor. Ein fiktives Beispiel: 640 Positionen, davon 590 mit Nummer und 50 ohne (590 + 50 = 640). Unter den 590 nummerierten Positionen kommen 14 Nummern je zweimal vor. Ein Stück jedes Paares behält die Nummer, das andere erhält eine neue. Es sind also 50 + 14 = 64 neue Nummern zu vergeben.

Die Altnummer bleibt als Zusatzfeld im Verzeichnis erhalten, damit alte Belege zuzuordnen bleiben. Eine Umnummerierungsliste dokumentiert jede Änderung mit Datum und Namen.

Fazit

Ein guter Nummernkreis ist unauffällig: Er funktioniert, weil sich alle an dieselben Regeln halten. AuditMaster kennzeichnet Anlagen mit Inventaretiketten und gleicht sie mit Ihrem Verzeichnis ab. Den Aufbau des Nummernkreises stimmen wir mit Ihrer Buchhaltung ab.