Chargen und Verfallsdaten: Auslagerung nach FEFO und Zählung

Bei Schrauben spielt das Verfallsdatum keine Rolle, bei Arzneimitteln, Lebensmitteln, Klebstoffen oder Chemikalien schon. Dort reicht es nicht, die Menge zu kennen: Es kommt auf Charge und Verfallsdatum an. Wer beides im Lager nicht sauber führt, zählt am Stichtag die richtige Gesamtmenge und hat trotzdem ein Problem. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Chargen und Verfallsdaten im Lager und auf der Zählliste festhalten und warum die Auslagerung nach FEFO dafür die Voraussetzung ist.

FEFO statt FIFO

Bei FIFO verlässt die älteste Lieferung zuerst das Lager. Bei FEFO (First Expired, First Out) geht zuerst die Ware hinaus, die als Erste verfällt. Das kann dieselbe Ware sein, muss es aber nicht: Eine spätere Lieferung kann ein früheres Verfallsdatum tragen. FEFO setzt voraus, dass Charge und Verfallsdatum jederzeit bekannt sind, im System und am Packstück.

In der Praxis scheitert FEFO selten am Willen, sondern an der Sichtbarkeit. Erkennt der Staplerfahrer am Regal nicht, welche Palette zuerst hinausgeht, nimmt er die, die am leichtesten zu erreichen ist. Eine einfache Farbmarkierung für das Verfallsquartal an Palette oder Platz, ein Aushang mit der Zuordnung der Farben und die Regel „Was vorn steht, geht zuerst“ bewirken mehr als jede Anweisung im Handbuch.

Im Lager sauber führen

• Eine Charge pro Lagerplatz oder eine klar abgegrenzte Teilung, nie eine lose Mischung.
• Charge und Verfallsdatum stehen auf dem Packstück und werden beim Wareneingang ins System übernommen.
• Ware mit kurzer Restlaufzeit wird sichtbar gekennzeichnet und vorn gelagert.
• Eine regelmäßige Liste zeigt die Ware, die in den nächsten Wochen verfällt.
• Abgelaufene Ware kommt sofort in einen gesperrten Bereich und wird wie Sperrware behandelt.

Für Arzneimittel, Lebensmittel und Chemikalien gelten besondere Anforderungen an Lagerbedingungen, Rückverfolgbarkeit und Entsorgung. Sie sind ein eigenes Thema; klären Sie sie mit Ihrem Qualitätsverantwortlichen und den zuständigen Stellen.

Auf der Zählliste

Die Zählliste braucht für solche Artikel zwei Spalten mehr: Charge und Verfallsdatum. Jede Charge erhält eine eigene Zeile. Das Team liest beide Angaben vom Packstück ab und nicht vom Regalschild, denn Schilder veralten. Beim Abgleich wird dann nach Artikel und Charge verglichen und nicht nur nach Artikel.

Ein fiktives Beispiel: Artikel X hat im Buch 1.000 Stück, verteilt auf Charge A mit 400 Stück (Verfall 03/2027) und Charge B mit 600 Stück (Verfall 09/2027). Gezählt werden 250 Stück der Charge A und 750 Stück der Charge B. Die Gesamtmenge stimmt (250 + 750 = 1.000), und doch hat Charge A eine Differenz von −150 und Charge B von +150. Vermutlich wurde beim Wareneingang oder bei der Auslagerung die falsche Charge gebucht.

Die Folge ist unmittelbar: Das System meldet noch 400 Stück mit dem früheren Datum, tatsächlich sind es 250. Wird nach Systemstand ausgeliefert, fehlt Charge A zu früh, und die Reihenfolge nach FEFO stimmt nicht mehr. Die Gesamtmengen allein hätten das nie gezeigt.

Verfall und Bewertung

Ob und wie Ware mit abgelaufenem oder bald ablaufendem Datum zu bewerten ist, entscheidet die Buchhaltung gemeinsam mit dem Wirtschaftsprüfer. Das Zählteam liefert die Fakten: Artikel, Charge, Datum, Menge und Zustand. Über Verwertung oder Vernichtung entscheidet es nicht.

Regeln für den Zähltag

• Ein Lagerplatz mit mehreren Chargen erhält mehrere Zeilen, die Mengen werden nicht zusammengezählt.
• Fehlt auf dem Packstück das Datum, wird das vermerkt und die Ware zur Klärung gesondert aufgelistet.
• Beschädigte oder geöffnete Packstücke werden mit Zustand erfasst und nicht still in die Menge eingerechnet.

Fazit

Charge und Verfallsdatum sind Teil des Bestands und keine Zusatzinformation. Beim Bestandsabgleich gruppiert AuditMaster Differenzen nach Artikel, Charge und Ursache und zählt auch in Lagern der Pharma- und Medizintechnikbranche.