Leergut, Paletten, Gitterboxen: Der Bestand, den man vergisst

Im Bestandsbericht stehen Waren, aber keine Paletten. Dabei stehen im Lager oft Hunderte davon, dazu Gitterboxen, Mehrwegkisten und Behälter, die teils dem eigenen Unternehmen, teils Kunden, Lieferanten oder Spediteuren gehören. Weil sie keinen Warenwert im üblichen Sinn haben, werden sie nicht gebucht, nicht gezählt und nicht abgestimmt, bis jemand fragt, wohin eigentlich 60 Paletten verschwunden sind. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Leergut und Ladungsträger als eigenen Bestand führen.

Welche Bestände gemeint sind

• Paletten, Gitterboxen und Mehrwegbehälter im Eigentum des Unternehmens.
• Leihpaletten und Behälter von Kunden, Lieferanten oder Spediteuren.
• Leergut mit Pfand oder Verrechnung, sofern vertraglich vereinbart.
• Fremde Paletten, die mit einer Lieferung ins Haus kamen und nicht zurückgegeben wurden.

Entscheidend ist immer die Frage: Wem gehört das Stück, und wer schuldet wem eine Rückgabe?

Warum sie verloren gehen

Ladungsträger wandern mit der Ware zum Kunden und kommen nicht zurück. Beim Tausch stimmen Menge oder Zustand nicht. Paletten stehen an einem anderen Standort, ohne dass es jemand gebucht hat. Und weil niemand für sie verantwortlich ist, bemerkt den Schwund lange keiner. Der Aufwand, sie zu ersetzen, ist spürbar, auch wenn die einzelne Palette wenig kostet.

Hinzu kommt, dass Ladungsträger selten einen festen Platz im Regal haben. Sie stehen am Tor, in der Ecke, im Hof und bei Partnern. Wer sie zählen will, muss erst wissen, wo sie überhaupt liegen. Ein Rundgang einen Tag vor der Zählung, bei dem alle Standorte von Leergut auf einem Lageplan eingetragen werden, spart am Zähltag die Suche.

Getrennt führen

Führen Sie Leergut außerhalb des Warenbestands:

• ein eigener Lagerort oder ein eigenes Konto im System, ersatzweise eine einfache Tabelle,
• ein Saldo je Partner mit Anfangsbestand, Ausgabe, Rückgabe und Endbestand,
• ein Beleg bei jeder Übergabe oder Rücknahme, etwa durch einen Vermerk auf dem Lieferschein,
• eine Trennung nach Eigentümer und Zustand (intakt, defekt),
• eine getrennte Führung nach Größe und Bauart, denn nur gleichartige Stücke lassen sich gegeneinander aufrechnen.

Zählen und abstimmen (fiktives Beispiel)

Am Zähltag gehört Leergut auf eine eigene Liste, getrennt nach Eigentümer und Zustand. Danach wird der Bestand mit den Partnern abgestimmt. Angenommen, laut Buch besitzt das Unternehmen 520 eigene Paletten. Im Lager werden 310 gezählt, davon 22 defekt. Laut schriftlicher Saldenbestätigung liegen 90 bei Kunde A und 60 bei Kunde B, zusammen 150. Das macht 310 + 150 = 460, und es bleibt eine Differenz von 520 − 460 = 60 Paletten.

Jetzt beginnt die Ursachensuche: Rückgaben ohne Beleg, Tausch an der Rampe, Lieferung an einen anderen Standort. Zusätzlich stehen im Lager 75 fremde Paletten eines Lieferanten. Sie gehören nicht in den Eigenbestand, sondern auf die Fremdliste und in die Abstimmung mit dem Lieferanten. Die 22 defekten Paletten werden gesondert ausgewiesen, damit niemand sie als einsatzfähig mitrechnet.

Bewertung, Abrechnung und Abstimmung

Ob Leergut bewertet wird, ob Pfand oder eine Verrechnung gilt und wie ein Verlust zu behandeln ist, regeln Vertrag, Buchhaltung und Steuerberater. Das Zählteam erfasst Menge, Eigentümer und Zustand und trifft keine Entscheidung über Abrechnung oder Haftung.

Bitten Sie Kunden, Lieferanten und Spediteure, ihren Saldo schriftlich zu bestätigen, am besten zum Stichzeitpunkt und mit Datum. Weicht ein Partner ab, wird die Ursache gemeinsam gesucht: Lieferscheine, Rücknahmebelege, Fahrernachweise. Legen Sie fest, wer im Haus für diese Abstimmung zuständig ist, sonst bleibt sie liegen. Offene Salden werden in der Differenzliste mit Status geführt, wie jede andere Differenz auch.

Fazit

Wer Ladungsträger als eigenen Bestand führt, findet sie auch wieder. AuditMaster erfasst Leergut und Fremdware getrennt vom Warenbestand, weist sie in der Differenzliste gesondert aus und benennt beim Lageraudit Schwachstellen bei Übergabe und Rücknahme.