Wareneingang bei EU-Lieferungen: Prüfschritte vor der Buchung

Die meisten Bestandsdifferenzen entstehen nicht im Regal, sondern an der Rampe. Eine Lieferung aus Europa legt weite Strecken zurück, wird umgeladen, vielleicht verzollt, und sie kommt mit Papieren an, die nicht immer zur Ware passen. Wird sie dennoch ungeprüft gebucht, steht der Fehler ab der ersten Minute im Bestand und taucht erst bei der nächsten Inventur wieder auf. Ein fester Prüfablauf vor der Buchung verhindert das. Er kostet bei jeder Lieferung einige Minuten und spart bei der Inventur Tage der Klärung.

Der Prüfablauf in acht Schritten

1. Ankunft: Fahrzeug oder Container vor dem Öffnen ansehen. Plombe, äußerer Zustand, Planen und Nässe prüfen, die Plombennummer mit dem Frachtbrief vergleichen und fotografieren.
2. Papiere einsammeln: Lieferschein, Rechnung oder Packliste, Frachtbrief und, soweit der Spediteur sie mitgibt, die Zollunterlagen.
3. Bestellung abgleichen: Bestellnummer, Artikel, Menge und Einheit auf Lieferschein und Bestellung müssen zusammenpassen.
4. Packstücke zählen: Zahl der Paletten und Kartons gegen den Lieferschein, noch bevor sie ins Lager gelangen.
5. Inhalt prüfen: Menge je Karton, Zustand, Charge und Verfallsdatum bei entsprechender Ware, Seriennummern bei wertvollen Geräten. Bei gleichförmigen Lieferungen genügt eine Stichprobe, bei hochwertigen oder auffälligen Lieferungen wird vollständig geprüft.
6. Abweichungen festhalten: Fehlmengen, Mehrmengen, falsche Artikel und Schäden mit Foto und kurzem Protokoll. Schäden gehören auf den Frachtbrief, bevor der Fahrer unterschreibt und abfährt.
7. Status und Platz zuweisen: Einwandfreie Ware geht in den freien Bestand, mangelhafte in den Sperrbereich, bis geklärt ist, wie damit verfahren wird.
8. Buchen: Der Wareneingang wird mit der geprüften Menge gebucht, Abweichungen werden getrennt vermerkt.

Planen Sie für die Prüfung Zeit ein und stimmen Sie sie mit dem Spediteur ab, damit der Fahrer nicht drängt. Wer das Fahrzeug nach zehn Minuten freigibt, spart nichts, sondern verschiebt die Prüfung auf die Inventur.

Ein Beispiel (fiktiv)

Eine Lieferung umfasst laut Lieferschein 24 Paletten mit zusammen 1.440 Kartons (24 × 60). Die Zählung ergibt 24 Paletten, aber nur 1.438 Kartons, zwei fehlen. Vier der gezählten Kartons sind beschädigt. Gebucht werden 1.434 einwandfreie Kartons (1.438 − 4), vier Kartons gehen in den Sperrbereich, und die Minderlieferung von zwei Kartons wird beim Lieferanten reklamiert. Hätte das Lager ungeprüft 1.440 Kartons gebucht, würde der freie Bestand sechs Kartons mehr ausweisen, als im Regal stehen. Über viele Lieferungen summiert sich das zu genau der Differenz, die später bei der Inventur erscheint.

Zoll, Papiere und Zuständigkeit

Der zollrechtliche Status einer Lieferung ist Sache des Spediteurs, des Zollbrokers und Ihres Steuerberaters. Das Lager muss aber wissen, ob eine Lieferung freigegeben ist, bevor sie in den freien Bestand gelangt. Klären Sie deshalb mit dem Spediteur, welche Unterlagen bei der Ankunft vorliegen sollen, und mit dem Einkauf, wer bei Abweichungen den Lieferanten informiert. Fristen für Reklamationen ergeben sich aus dem Vertrag. Halten Sie sie im Wareneingang sichtbar fest.

Auch die Rollen sollten getrennt sein: Wer bestellt, bucht nicht den Wareneingang, und bei Abweichungen prüft eine zweite Person. Das ist keine Misstrauenserklärung, sondern dasselbe Vier-Augen-Prinzip, das bei der Zählung gilt.

Was zu dokumentieren ist

• Wareneingangsprotokoll mit Datum, Uhrzeit, Fahrzeug, Plombennummer und Namen der Prüfer.
• Fotos von Plombe, Frachtbrief, Packstücken und Schäden.
• Abweichungsprotokoll mit Verweis auf die Reklamation beim Lieferanten.
• Die Zuordnung von Bestellung, Lieferschein und Buchungsbeleg zueinander.

Bewahren Sie alles zusammen auf. Bei der Klärung von Differenzen kann ein Zählteam dann nachvollziehen, ob eine Abweichung schon beim Eingang bekannt war.

Fazit

Ein geprüfter Wareneingang ist die billigste Inventurvorbereitung. AuditMaster prüft beim Lageraudit den Wareneingang mit, von der Papierprüfung bis zur Buchungsdisziplin, und benennt Schwachstellen mit Priorität.