Sperrware, Retouren, Muster: Getrennt lagern, getrennt zählen
Gesperrte, zurückgegebene und defekte Ware verschwindet am Stichtag gern im normalen Bestand. So kennzeichnen, erfassen und berichten Sie sie getrennt.
Am Stichtag gibt es im Lager Ware, die nicht in das Bild eines geordneten Regals passt: Paletten in der Ecke neben dem Tor, Kartons mit dem Zettel „nicht verwenden“, zurückgegebene Lieferungen, die noch niemand geprüft hat. Wird diese Ware wie normaler Bestand gezählt, ist der verfügbare Bestand im Bericht zu hoch. Wird sie gar nicht gezählt, fehlt sie in der Differenzliste. Beides erschwert die Klärung. Die Lösung heißt Trennung: getrennt lagern, getrennt kennzeichnen, getrennt zählen und getrennt berichten.
Welche Warenarten gesondert geführt werden
- Ware mit Qualitätssperre, bis die Prüfung abgeschlossen ist.
- Retouren von Kunden, die noch nicht geprüft oder entschieden sind.
- Reklamationsware, die an den Lieferanten zurückgehen soll.
- Muster, Vorführware und Leihgaben.
- Bruch und Ausschuss bis zur Entsorgung oder Verwertung.
- Fremdware, die dem Lager nicht gehört, etwa Kundeneigentum.
Physisch trennen und kennzeichnen
Jede dieser Gruppen erhält einen eigenen, klar abgegrenzten Bereich mit einer sichtbaren Beschriftung, zum Beispiel „Sperrlager“ oder „Retouren“. Absperrband und farbige Etiketten helfen, solange sie im ganzen Lager einheitlich verwendet werden. An jeder Palette hängt ein Zettel mit Grund, Datum und verantwortlicher Person. Der Zugang ist beschränkt, damit Ware nicht unbemerkt in den Verkauf zurückwandert. Eine Sonderrolle spielen Muster und Vorführware: Sie werden gern vergessen, weil sie im Büro, im Showroom oder bei Mitarbeitern liegen. Legen Sie fest, wo Muster geführt werden, und erfassen Sie auch die, die das Haus verlassen haben.
Im Bestandssystem abbilden
Gesperrte Ware braucht einen eigenen Bestandsstatus oder Lagerort, in 1C ebenso wie in einer einfachen Tabelle. Nur so bleibt der freie Bestand getrennt. Fehlt diese Trennung, wird Ware verkauft oder versprochen, die gar nicht lieferbar ist. Prüfen Sie auch, wer eine Sperre aufheben darf. Kann jeder Lagermitarbeiter den Status ändern, hilft die beste Trennung nichts. Freigaben gehören einer benannten Stelle, etwa der Qualitätssicherung, und stehen mit Datum und Namen im System oder auf dem Zettel.
Ein fiktives Beispiel: In einer Ecke stehen 18 Paletten Rücksendungen, jede mit 24 Kartons zu je 10 Stück. Im System laufen sie als normaler Bestand. Das sind 18 × 24 × 10 = 4.320 Stück. Nach der Prüfung sind 1.100 Stück wieder verkäuflich, 3.220 Stück sind es nicht (4.320 − 1.100 = 3.220). Bis zur Prüfung war der verfügbare Bestand also um bis zu 3.220 Stück zu hoch ausgewiesen. Ob und in welcher Höhe für die nicht verkäufliche Ware eine Wertberichtigung nötig ist, entscheiden Buchhaltung und Abschlussprüfer, nicht das Zählteam.
Am Zähltag
Sperrware wird auf einer eigenen Zählliste mit Grundcode erfasst, damit sie in der Auswertung getrennt ausgewiesen werden kann. Das Zählteam entscheidet nicht über Verwertung oder Entsorgung. Es zählt, beschreibt den Zustand und hält fest, wer die Ware freigeben darf. Fotos des Bereichs vor und nach der Zählung sichern den Zustand ab. Entscheidungen wie Verkauf, Nacharbeit oder Vernichtung folgen später, mit eigenem Beleg und Freigabe.
Prüfliste für die Trennung
- Gibt es für jede Warengruppe einen eigenen Bereich?
- Ist jede Palette mit Grund, Datum und Verantwortlichem beschriftet?
- Ist der freie Bestand im System von der Sperrware getrennt?
- Gibt es eine eigene Zählliste für Sperrware?
- Sind Fremdware und Eigentum Dritter erkennbar markiert?
Fazit
Sperrware ist kein Randthema. Sie bestimmt, ob der ausgewiesene Bestand verfügbar oder nur vorhanden ist. AuditMaster erfasst Sperrware, Retouren und Bruch getrennt von der freien Ware, und beim Lageraudit prüfen wir zusätzlich, wie das Lager sie im Alltag führt.