Buchbestand zum Stichzeitpunkt aus 1C einfrieren und prüfen

Eine Zählung ist nur so aussagekräftig wie der Wert, mit dem sie verglichen wird. Wer den Buchbestand erst Tage später aus 1C zieht, vergleicht das Lager von Samstag mit einem Bestand von Mittwoch. Dazwischen wurden Wareneingänge gebucht, Ausgänge nachträglich erfasst und Belege rückdatiert. Der Buchbestand zum Stichzeitpunkt muss deshalb eingefroren werden: als Datei mit Datum und Uhrzeit, die sich danach nicht mehr ändert. Wie das gelingt und wie Sie den Auszug prüfen, zeigt dieser Beitrag. Berichtsnamen und Felder unterscheiden sich je nach 1C-Konfiguration; Ihr 1C-Administrator kennt die passenden Berichte.

Warum einfrieren?

Im System ändert sich der Bestand laufend, und nicht nur durch neue Bewegungen. Auch Belege mit altem Datum, die erst später gebucht werden, verändern den Bestand zum Stichzeitpunkt rückwirkend. Ein Beispiel: Ein Wareneingang vom Freitag wird erst am Montag gebucht, aber mit Freitagsdatum. Der Bericht „Bestand am Freitag, 18:00 Uhr“ zeigt am Samstag eine andere Zahl als am Dienstag. Ohne eingefrorene Datei wissen Sie später nicht mehr, mit welcher Zahl die Zählung verglichen wurde.

Wann Sie den Auszug ziehen

• Nach dem Belegschluss: Alle Wareneingänge, Ausgänge und Umlagerungen bis zum Stichzeitpunkt sind erfasst und gebucht. In 1C wirken nur gebuchte Dokumente auf den Bestand, Entwürfe zählen nicht.
• Zum festgelegten Stichzeitpunkt: Datum und Uhrzeit stehen in der Zählanweisung und in den Berichtsparametern.
• Vor Beginn der Zählung, damit der Auszug nicht nachträglich „verbessert“ werden kann.
• Wenn möglich mit einer Änderungssperre für den Zeitraum bis zum Stichzeitpunkt. Fragen Sie Ihren Administrator, ob und wie sie sich einrichten lässt.

Was der Auszug enthalten muss

• Artikelnummer und Bezeichnung, so wie am Regal geführt.
• Mengeneinheit, damit Karton und Stück nicht vermischt werden.
• Lager und, falls geführt, Lagerplatz.
• Charge und Verfallsdatum bei entsprechender Ware.
• Menge je Zeile. Der Wert ist für die Auswertung nützlich, geht aber nicht an die Zählteams.
• Eine Kopfzeile mit Berichtsname, Stichzeitpunkt, Ersteller und Erstellungszeit, am besten ergänzt um einen Screenshot der Berichtseinstellungen.

Gesperrte Ware, Kommissionsware, Ware unterwegs und Fremdware sollten getrennt ausgewiesen sein und nicht im freien Bestand stecken.

Plausibilitätsprüfung in sechs Schritten

1. Negative Bestände: Sie sind Buchungsfehler und werden aufgelistet.
2. Einheiten: Passen Stück, Karton und Palette zu den Stammdaten?
3. Doppelte Artikelnummern oder derselbe Artikel unter zwei Nummern.
4. Nullbestände mit Bewegungen im letzten Zeitraum: Dort liegt oft doch Ware.
5. Rechenprobe: Anfangsbestand plus Zugänge minus Abgänge ergibt den Endbestand.
6. Summenvergleich: Stimmt der Gesamtwert mit dem Konto im Hauptbuch überein? Abweichungen klärt die Buchhaltung.

Ein fiktives Beispiel: Ein Auszug hat 4.215 Zeilen. Die Prüfung findet 37 negative Bestände, 12 auffällige Einheiten und 9 doppelte Artikelnummern, zusammen 58 Zeilen oder rund 1,4 Prozent (37 + 12 + 9 = 58; 58 ÷ 4.215 ≈ 0,014). Diese 58 Zeilen werden vor der Zählung geklärt oder als bekannte Auffälligkeiten markiert. Sonst tauchen sie später als scheinbare Zählfehler in der Differenzliste auf.

Ablage und Nachweis

Speichern Sie die Datei schreibgeschützt im Projektordner, mit einem festen Namen aus Stichdatum und Uhrzeit. Eine Kopie geht an das Controlling, die Dateiangaben stehen im Inventurprotokoll. Spätere Berichtsläufe überschreiben die Datei nie. Wer später nachweisen muss, wie der Auszug entstanden ist, braucht nur drei Dinge: die Datei, die Berichtseinstellungen und den Namen des Erstellers.

Fazit

Ein eingefrorener, geprüfter Buchbestand ist der feste Punkt, an dem sich jede Differenz messen lässt. AuditMaster gleicht die gezählten Mengen mit einem Auszug aus 1C oder Ihrem ERP-System ab. In der Regel genügt eine Datei zum Stichzeitpunkt, direkten Zugriff auf Ihr System brauchen wir normalerweise nicht.