Das Inventurprotokoll: Inhalt, Unterschriften und Ablage
Was gehört in ein Protokoll, dem ein Prüfer folgen kann? Ablauf, Teams, Stichzeitpunkt, Abweichungen und Unterschriften, dazu eine geordnete Ablage der Listen.
Wenn die Zählung vorbei ist und die Teams nach Hause gegangen sind, bleibt ein Dokument zurück: das Inventurprotokoll. Es wird noch Monate später gelesen, vom Controlling, von der Zentrale und vom Abschlussprüfer, und zwar von Menschen, die nicht dabei waren. Ein gutes Protokoll beantwortet deshalb ihre Fragen, ohne dass jemand aus dem Lager erklären muss, was gemeint war. Dieser Beitrag zeigt, was hineingehört, wer unterschreibt und wie die Unterlagen abgelegt werden.
Was im Protokoll stehen sollte
- Auftraggeber, Standort, Lagerbereiche und das angewandte Inventurverfahren.
- Stichzeitpunkt und Zählzeitraum mit Datum und Uhrzeit.
- Verantwortliche: Zählleiter, Zählteams mit Namen und Funktion, Vertreter des Lagers und der Buchhaltung.
- Die gültige Fassung der Zählanweisung als Anlage.
- Bereiche, die nicht gezählt wurden, mit Begründung.
- Besonderheiten: Sperrware, Fremdware, Ware unterwegs, Mess- und Schätzverfahren.
- Abweichungen vom Plan, etwa verschobene Bereiche oder geänderte Teams.
- Ergebnis in Zahlen: Zahl der gezählten Positionen, Zahl der Differenzen, Verteilung nach Stufen, offene Punkte.
Nehmen Sie auch auf, was nicht nach Plan lief: eine Zone, die später begonnen wurde, ein Team, das ausgetauscht werden musste. Ein Protokoll, das Probleme verschweigt, wirkt unglaubwürdig, und ein Prüfer findet sie ohnehin über die Zeitstempel der Listen.
Ein fiktives Beispiel für die Kernzahlen im Protokoll: 3 Zählbezirke, 120 Zähllisten, 3.120 gezählte Positionen, 164 Differenzen, davon 11 mit offenem Klärungsstatus. Entscheidend ist nicht die Zahl selbst, sondern dass jede Zahl auf eine Anlage verweist: die 120 Listen auf das Ausgabeprotokoll, die 164 Differenzen auf die Differenzliste, die 11 offenen Punkte auf eine Maßnahmenliste mit Verantwortlichen und Terminen.
Anlagen, die dazugehören
- Zählanweisung in der freigegebenen Fassung.
- Bestandsauszug zum Stichzeitpunkt mit Datum und Uhrzeit.
- Zähllisten der Erst- und der Zweitzählung, nummeriert, mit Ausgabeprotokoll.
- Differenzliste mit Ursachen, Status und Freigaben.
- Nachweise zur Klärung, zum Beispiel Belege, Mails und Fotos.
Unterschriften und Freigabe
Das Protokoll wird vom Zählleiter, von der Lagerleitung und von der Buchhaltung oder dem Controlling unterschrieben, jeweils mit Datum. Unterschreiben Sie nicht, solange Differenzen ohne Status in der Liste stehen. Eine Unterschrift bestätigt, dass das Verfahren wie beschrieben durchgeführt wurde, und nicht, dass jede Differenz erklärt ist. Offene Punkte dürfen offen bleiben, wenn sie als solche benannt sind. Die Zählteams bestätigen ihre Listen einzeln, die Unterschrift unter dem Protokoll ersetzt das nicht. Legen Sie vorab fest, in welcher Sprache das Protokoll verfasst wird; die Zähllisten selbst können in der Arbeitssprache des Teams bleiben.
Ablage und Aufbewahrung
Legen Sie die Unterlagen so ab, dass sie ein Dritter findet: ein Ordner je Inventur, innen gegliedert nach Protokoll, Anweisung, Bestandsauszug, Zählbezirken und Differenzen. Ergänzen Sie die Papierablage durch einen Scan in einem Projektordner mit festen Dateinamen. Wie lange die Unterlagen aufbewahrt werden müssen, hängt von den Vorgaben Ihrer Zentrale und den geltenden Vorschriften ab. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater und dem lokalen Hauptbuchhalter, bevor Sie Altbestände entsorgen.
Der Fünf-Fragen-Test
Bevor Sie das Protokoll freigeben, lassen Sie jemanden, der nicht am Projekt beteiligt war, diese Fragen stellen und anhand der Ablage beantworten:
- Wer hat Zählbezirk C gezählt, und wann?
- Nach welcher Anweisung wurde gezählt?
- Was wurde nicht gezählt, und warum?
- Wie wurde die größte Differenz geklärt?
- Wo liegt die Liste Nummer 047?
Lässt sich jede Frage in wenigen Minuten beantworten, ist die Dokumentation tragfähig.
Fazit
Ein Inventurprotokoll ist dann gut, wenn es für sich allein steht: Jede Zahl führt zu einer Anlage, jede Anlage zu einem Namen. AuditMaster liefert Inventurprotokoll, Zähllisten, Differenzliste und eine Zusammenfassung für die Leitung als abgeschlossene, nachprüfbare Unterlagen für Buchhaltung und Abschlussprüfer.