Inventurdifferenzen: Schwellenwerte, Klärung und Freigabe

Die Zählung ist abgeschlossen, der Abgleich mit dem Buchbestand liegt vor, und die Differenzliste hat 180 Zeilen. Wo fängt man an? Wer jede Zeile nachzählt, bindet das Team tagelang. Wer alle Zeilen einfach ausbucht, trägt Zählfehler, Zeitversatz und echte Verluste unterschiedslos in die Bücher. Ein schriftliches Stufenmodell löst das Problem: Es legt vor der Zählung fest, welche Differenz wie behandelt wird, wer sie klärt und wer ihre Buchung freigibt.

Menge und Wert zusammen betrachten

Drei Stück einer Schraube sind etwas anderes als drei Stück einer Steuereinheit. Betrachten Sie deshalb immer zwei Größen: die Abweichung in Prozent der Sollmenge und den Wert der Abweichung in Ihrer Berichtswährung. Bei Messware, etwa Schüttgut, Kabel oder Rollenware, kommt eine Messtoleranz hinzu, die Sie vorab festlegen. Differenzen innerhalb der Toleranz werden dokumentiert, aber nicht nachgezählt.

Ein Stufenmodell mit drei Stufen

• Stufe 1: Die Differenz liegt innerhalb der Messtoleranz oder ihr Wert unter 50 EUR. Sie wird in der Differenzliste vermerkt und ohne Nachzählung zur Buchung vorgeschlagen.
• Stufe 2: Der Wert liegt zwischen 50 und 500 EUR, oder die Abweichung beträgt mehr als 10 Prozent der Sollmenge. Ein drittes Team zählt nach, danach prüft ein Mitarbeiter der Buchhaltung die Belege der letzten Wochen.
• Stufe 3: Der Wert liegt über 500 EUR, oder es handelt sich um einen sensiblen Artikel, bei dem jede Differenz zählt. Hier werden Nachzählung, Belegprüfung und eine kurze Ursachenbeschreibung verlangt, die Geschäftsführung wird informiert.

Die genannten Schwellen sind frei gewählte Beispielwerte. Ihre eigenen Werte legen Sie mit Controlling und Zentrale fest, am besten bevor die Zählung beginnt und nie anhand des Ergebnisses.

Ein Rechenbeispiel (fiktiv)

Von den 180 Differenzen fallen 120 in Stufe 1, 48 in Stufe 2 und 12 in Stufe 3 (120 + 48 + 12 = 180). Nachgezählt werden nur die Stufen 2 und 3, also 60 Positionen. Angenommen, eine Nachzählung dauert zehn Minuten: 60 × 10 = 600 Minuten, das sind zehn Stunden. Alle 180 Zeilen nachzuzählen würde 180 × 10 = 1.800 Minuten, also 30 Stunden erfordern. Das Stufenmodell spart in diesem Beispiel 20 Stunden und lenkt die Aufmerksamkeit auf die zwölf Zeilen, die tatsächlich Gewicht haben.

Status statt Schweigen

Jede Zeile der Differenzliste braucht zwei Angaben: eine Ursache und einen Status. Als Ursache genügt zunächst eine Gruppe, zum Beispiel Zählfehler, Zeitversatz, Falschbuchung, Vertauschung oder vermuteter Schwund. Als Status eignen sich drei Werte: „offen“, „Ursache geklärt“ und „nicht klärbar“. Auch „nicht klärbar“ ist eine zulässige Antwort, sie muss nur begründet und von einer verantwortlichen Person bestätigt sein. Nützlich sind außerdem Spalten für Artikel, Lagerplatz, Soll, Ist, Differenz, Wert, Stufe und Namen des Bearbeiters.

Freigabe der Korrekturbuchung

Die Buchung der Differenz ist eine eigene Entscheidung und gehört nicht in die Hand desjenigen, der den Bestand verwaltet. Üblich ist ein Vier-Augen-Prinzip: Der Lagerleiter schlägt vor, die Buchhaltung oder das Controlling gibt frei, bei Stufe 3 zusätzlich die Geschäftsführung. Gebucht wird erst nach der Freigabe, mit Verweis auf die Zeile der Differenzliste. Wie Bestandsdifferenzen bilanziell und steuerlich zu behandeln sind, klären Sie mit Ihrem Wirtschaftsprüfer und Steuerberater. Die Differenzliste liefert dafür die Grundlage, die Bewertung nimmt die Buchhaltung vor.

Fazit

Ein Stufenmodell macht die Differenzliste beherrschbar: wenig Aufwand für Kleinigkeiten, volle Aufmerksamkeit für das Wesentliche, lückenlose Dokumentation für alles dazwischen. AuditMaster führt jede Differenz mit einer Ursache oder einem offenen Klärungsstatus und liefert die Differenzliste so, dass Buchhaltung und Prüfer sie direkt weiterverarbeiten können.