Die Zählanweisung schreiben: Zehn Punkte, die nicht fehlen dürfen

Am Zähltag stellen alle Beteiligten dieselbe Frage: „Wie war das noch mal vereinbart?“ Mündliche Absprachen halten bis zum ersten Sonderfall, dann hat jedes Team seine eigene Antwort. Die schriftliche Zählanweisung ersetzt diese Absprachen durch ein einziges Dokument, das alle kennen und auf das sich später Protokoll und Prüfer beziehen. Sie muss nicht lang sein. Für ein mittleres Lager genügen sechs bis acht Seiten, wenn die richtigen Punkte darin stehen. Hier sind zehn, die nicht fehlen dürfen.

Die zehn Punkte

1. Ziel und Geltungsbereich: Welches Lager, welche Bereiche, welches Verfahren (Stichtag, Stichprobe oder permanent) und welche Ware ausdrücklich nicht, zum Beispiel Fremdware.
2. Stichzeitpunkt: Datum und Uhrzeit, ab denen der Bestand festgehalten wird, samt Belegschluss für Wareneingänge, Warenausgänge und Umlagerungen.
3. Verantwortliche: Inventurleiter, Zählleiter und Zählteams mit Namen, dazu die Vertretung bei Ausfall.
4. Zonen und Reihenfolge: Zonenplan, Zählweg, Start- und Endzeit je Zone.
5. Vorbereitung: Was bis wann im Lager geordnet, gekennzeichnet und aussortiert sein muss.
6. Zählablauf: Erstzählung ohne Sollmenge, unabhängige Zweitzählung, dritte Zählung bei Abweichung, Regeln für Korrekturen auf der Liste.
7. Sonderfälle: Sperrware, Fremdware, Ware unterwegs, geöffnete Kartons, Messware, beschädigte Ware.
8. Listen: Nummerierung, Ausgabe, Rückgabe und die Lückenkontrolle am Ende.
9. Differenzen: Stufen oder Schwellen, Nachzählung, Klärung, Freigabe der Korrekturbuchung.
10. Abschluss: Inventurprotokoll, Unterschriften, Ablage und Frist für die Meldung an die Zentrale.

Wie jeder Punkt formuliert sein sollte

Eine Anweisung ist keine Richtlinie. Sie beschreibt nicht, was grundsätzlich gelten soll, sondern was an diesem Tag in diesem Lager getan wird. Schreiben Sie kurze Aussagen mit Namen und Uhrzeiten: „Die Zählteams erhalten ihre Listen um 06:30 vom Zählleiter“, nicht „Die Listen sind rechtzeitig auszugeben“. Jeder Satz sollte beantworten, wer was bis wann tut. Vermeiden Sie Wendungen wie „nach Möglichkeit“ oder „in der Regel“. Wo eine Ausnahme denkbar ist, nennen Sie sie und sagen Sie dazu, wer sie genehmigt.

Entscheidungen, die am Zähltag anfallen, brauchen einen Namen und eine Telefonnummer: Wer entscheidet über zweifelhafte Ware? Wen rufe ich, wenn eine Zone nicht zugänglich ist? Ohne diese Angaben warten Teams, bis sich jemand findet.

Ein Vorschlag für die Gliederung

• Deckblatt: Lager, Stichzeitpunkt, Version, Datum, Freigabe.
• Kapitel 1 bis 10 wie oben, je eine halbe bis eine ganze Seite.
• Anlage 1: Zonenplan.
• Anlage 2: Teamliste mit Kontaktdaten.
• Anlage 3: Muster der Zählliste und des Ausgabeprotokolls.
• Anlage 4: Glossar der Arbeitssprachen.

Ein fiktiver Zeitplan mit Beispielwerten: Entwurf 21 Tage vor dem Stichtag, Abstimmung mit Zentrale und Prüfer bis 14 Tage vorher, Freigabe durch die Geschäftsführung 10 Tage vorher, Einweisung der Teams 2 Tage vorher. Eine Anweisung, die erst am Vortag fertig wird, liest niemand mehr.

Versionen und Änderungen

Ändert sich nach der Freigabe etwas, etwa weil ein Bereich verschoben wird, entsteht keine mündliche Ausnahme, sondern eine neue Fassung mit Datum und Änderungsvermerk. Am Zähltag liegt nur die gültige Fassung aus, ältere werden eingesammelt. Alle Fassungen kommen später in die Ablage, denn der Prüfer fragt nach dem Stand zum Zeitpunkt der Zählung.

Eine Regel hilft besonders: Was in der Anweisung nicht steht, entscheidet der Zählleiter und trägt es am selben Tag nach. So wächst die Anweisung mit der Praxis, und die nächste Inventur beginnt mit einer besseren Fassung.

Fazit

Eine gute Zählanweisung beantwortet vorab, was sonst am Zähltag diskutiert wird. AuditMaster erstellt für jeden Einsatz eine schriftliche Zählanweisung nach dieser Gliederung. Sie prüfen und geben sie frei, bevor der erste Zähler das Lager betritt.