Die Zählliste: Aufbau, Nummerierung und Ausgabekontrolle

Am Zähltag ist die Zählliste das wichtigste Werkzeug: Sie hält fest, was wer wo gezählt hat, und sie ist später der Beleg, auf den sich Auswertung und Prüfer stützen. Trotzdem wird sie oft in letzter Minute aus einer Tabelle gedruckt, ohne Nummern, ohne Platz für Unterschriften und ohne dass jemand weiß, wie viele Blätter ausgegeben wurden. Fehlt am Ende ein Blatt, lässt sich nicht sagen, ob es verloren ging oder nie benutzt wurde. Dieser Beitrag zeigt, wie eine belastbare Zählliste aufgebaut ist.

Pflichtangaben auf jedem Blatt

Jedes Blatt trägt im Kopf:

• eine vorgedruckte, fortlaufende Listennummer,
• den Zählbezirk und die Art der Zählung (Erst- oder Zweitzählung),
• Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende,
• Namen und Funktion der Zähler,
• die Seitenzahl, zum Beispiel „Seite 2 von 3“.

Im Tabellenteil folgen Lagerplatz, Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit, gezählte Menge und eine Spalte für Bemerkungen, etwa „Karton geöffnet“ oder „beschädigt“. Am Ende steht die Unterschrift der Zähler, bei Zweitzählung zusätzlich ein Feld für den Zählleiter. Wählen Sie das Format so, dass die Liste im Stehen vor dem Regal bearbeitet werden kann: Querformat, großzügige Zeilenhöhe, ein Klemmbrett pro Team.

Mit oder ohne Buchbestand?

Für die Erstzählung empfiehlt sich eine blinde Liste: Lagerplatz und Artikel sind vorgedruckt, die Sollmenge fehlt. Das verhindert, dass das Team die Zahl „passend zählt“. Ein Vorteil der vorgedruckten Artikel ist die Vollständigkeit, denn leere Zeilen fallen auf. Damit auch unbekannte Ware erfasst wird, enthält jede Liste einige freie Zeilen für Artikel, die auf dem Platz liegen, aber nicht in der Liste stehen. Solche Fälle sind meist die interessantesten. Bei Paletten mit gemischter Ware gehört außerdem eine Spalte für die Zahl der Packstücke und die Menge je Packstück auf die Liste, damit die Rechnung nachvollziehbar bleibt, zum Beispiel 14 Kartons zu je 12 Stück.

Nummerierung und Ausgabekontrolle

Jede Liste wird bei der Ausgabe in einem Ausgabeprotokoll vermerkt: Listennummer, Zählbezirk, Team, Uhrzeit der Ausgabe und der Rückgabe. Am Ende der Zählung muss die Bilanz stimmen: ausgegebene Blätter gleich ausgefüllte plus unbenutzte plus stornierte Blätter.

Ein fiktives Beispiel: Gedruckt wurden 120 Listen mit den Nummern 001 bis 120. Zurück kommen 104 ausgefüllte Listen, 9 unbenutzte und 5 stornierte, zusammen 118. Es fehlen zwei Blätter (120 − 118 = 2). Bevor die Zählung als abgeschlossen gilt, müssen diese beiden Nummern gefunden sein oder ihr Verbleib muss begründet werden. Das erledigt der Zählleiter noch am Zähltag, solange die Teams erreichbar sind.

Ob die Liste auf Papier oder auf einem Tablet geführt wird, ändert am Prinzip nichts. Auch digital braucht jede Liste eine Kennung, einen Bearbeiter und einen unveränderlichen Zeitstempel. Bewahren Sie die Originalblätter auch dann auf, wenn die Daten bereits in einer Tabelle erfasst sind. Maßgeblich ist das Blatt, auf dem gezählt wurde.

Korrekturen auf der Liste

Falsch eingetragene Mengen werden nicht radiert, nicht überschrieben und nicht mit Korrekturflüssigkeit behandelt. Der falsche Wert wird einmal sauber durchgestrichen, der richtige daneben geschrieben und mit Kürzel und Uhrzeit abgezeichnet. Wer mit Bleistift schreibt, macht die Liste angreifbar. Verwenden Sie dokumentenechte Kugelschreiber und geben Sie sie aus, damit niemand mit dem eigenen Stift arbeitet.

Arbeitssprache der Liste

Die Spaltenköpfe und die kurze Anleitung auf dem Blatt sollten in der Sprache der Zähler stehen. Wenn das Team Russisch oder Usbekisch spricht, lohnt sich ein zweisprachiger Kopf. Artikelbezeichnungen übernehmen Sie so, wie sie am Regal stehen und im System geführt werden, damit niemand Namen übersetzen muss.

Fazit

Eine gute Zählliste ist fortlaufend nummeriert, blind für die Erstzählung, lückenlos ausgegeben und nachvollziehbar korrigiert. AuditMaster arbeitet mit nummerierten Zähllisten je Zählbezirk und liefert sie zusammen mit dem Inventurprotokoll, auf Wunsch zusätzlich als Scan.