Verfahrenswechsel: Von der Vollaufnahme zur permanenten Inventur

Viele Lager zählen jedes Jahr alles an einem Wochenende und stellen fest: Es geht, aber es kostet Nerven, Überstunden und Lieferfähigkeit. Die permanente Inventur verteilt die Zählung über das Jahr und klingt deshalb verlockend. Doch ein Wechsel ist kein Schalter, den man umlegt. Er gelingt in Etappen, mit klaren Voraussetzungen im Lager und mit der Rückendeckung von Prüfer und Zentrale. Dieser Beitrag zeigt den Weg.

Voraussetzungen im Lager

Bevor Sie über den Wechsel entscheiden, prüfen Sie ehrlich:

• Jeder Lagerplatz ist eindeutig bezeichnet, und jeder Artikel liegt dort, wo das System ihn führt.
• Zu- und Abgänge werden zeitnah gebucht, damit der Buchbestand jederzeit ein Bild der Wirklichkeit gibt.
• Der Artikelstamm ist gepflegt: eindeutige Nummern, klare Einheiten, keine Dubletten.
• Es gibt ein Zählteam, das laufend zählen kann, ohne den Tagesbetrieb zu stören.
• Die Zonen lassen sich so abgrenzen, dass eine Zone gezählt werden kann, während der Rest weiterläuft.

Fehlt eine dieser Voraussetzungen, ist sie die erste Aufgabe und nicht das neue Verfahren.

Prüfen Sie diese Punkte nicht nur am Schreibtisch. Ein Testlauf mit zehn zufällig gewählten Plätzen zeigt schnell, ob der Artikel dort liegt, wo das System ihn führt: Gehen Sie mit dem Systemauszug zu den Plätzen und vergleichen Sie. Stimmen nur sechs von zehn Plätzen, ist die Platzdisziplin noch nicht reif für ein laufendes Zählverfahren. Das Beispiel ist fiktiv; die Schwelle legen Sie selbst fest.

Abstimmung mit Prüfer und Zentrale

Ob die permanente Inventur für Ihren Abschluss zulässig ist und welche Anforderungen an Zählplan, Dokumentation und Fortschreibung gelten, entscheiden Ihr Wirtschaftsprüfer und die Vorgaben der Zentrale. Die Anforderungen sind komplex und ändern sich; verlassen Sie sich nicht auf allgemeine Aussagen, auch nicht auf diese.

Gehen Sie mit einem konkreten Entwurf zum Prüfer: Zonenplan, Zählrhythmus, Dokumentationsvorlagen und Behandlung von Differenzen. Lassen Sie sich Zustimmung oder Änderungswünsche schriftlich bestätigen, bevor das erste Quartal beginnt. Wer erst zum Jahresende fragt, riskiert eine zusätzliche Vollaufnahme.

Der Wechsel in Etappen

1. Vorbereitung: Lagerplatzsystem, Stammdaten und Buchungsdisziplin in Ordnung bringen.
2. Pilotzone: Eine Zone nach dem künftigen Verfahren zählen und die Dokumentation testen.
3. Übergangsjahr: Der Zählplan läuft, die bisherige Vollaufnahme bleibt als Absicherung bestehen.
4. Auswertung: Die laufenden Zählungen werden mit der Vollaufnahme verglichen.
5. Umstellung: Stimmen Ergebnis, Prüfer und Zentrale zu, entfällt die Vollaufnahme.

Das Übergangsjahr mit Parallelzählung (fiktiv)

Angenommen, ein Lager hat 30 Zonen. Der Zählplan sieht drei Zonen pro Woche vor, nach zehn Wochen ist jede Zone einmal gezählt. Am Jahresende folgt zusätzlich die gewohnte Vollaufnahme. Der Vergleich ergibt: In 27 Zonen stimmen die fortgeschriebenen Ergebnisse der laufenden Zählung mit der Vollaufnahme innerhalb der vereinbarten Toleranz überein, in 3 Zonen nicht (27 + 3 = 30).

Die drei Zonen werden untersucht. Die Ursachen zeigen, was vor der Umstellung noch zu beheben ist, etwa eine Zone, in der am Wochenende ohne Beleg ausgelagert wird. Der Test hat sich dann gelohnt, auch wenn er das Übergangsjahr aufwendiger macht. Die Umstellung gilt erst als bestanden, wenn sich die verbliebenen Abweichungen erklären lassen.

Typische Fehler

• Der Wechsel erfolgt nur, um Aufwand zu sparen, ohne dass die Voraussetzungen erfüllt sind.
• Der Zählplan hat keine Verantwortlichen, und Zähltermine werden vom Tagesgeschäft verdrängt.
• Hochwertige oder schwundanfällige Artikel werden im Plan nicht häufiger berücksichtigt als Massenware.
• Die Dokumentation ist je Zählung anders aufgebaut, sodass der Prüfer sie nicht vergleichen kann.
• Zählergebnisse werden nicht zeitnah gebucht, sodass der Buchbestand zwischen den Zählungen auseinanderläuft.

Fazit

Der Wechsel zur permanenten Inventur lohnt sich, wenn Lagerplätze, Buchungen und Abstimmung stimmen. AuditMaster erstellt einen Zählplan, der Zonen und Artikelgruppen über das Jahr verteilt, und führt die Zählungen durch, auf Wunsch auch begleitend im Übergangsjahr neben der Vollaufnahme.