Permanente Inventur: Ein Zählplan für das ganze Geschäftsjahr

Bei der permanenten Inventur steht das Lager nie still, aber sie läuft auch nicht von allein. Ohne Plan ist sie nur gelegentliches Nachzählen, mit Plan wird daraus ein Verfahren, das jeden Artikel im Geschäftsjahr erfasst und jede Zählung belegt. Der Zählplan ist das Herzstück: Er legt fest, was wann von wem gezählt wird. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie ihn aufbauen, wie viele Zähltage Sie einplanen müssen und was zu dokumentieren ist. Ob das Verfahren für Ihren Abschluss zulässig ist und welche Nachweise es braucht, klären Sie vorab mit Ihrem Wirtschaftsprüfer und der Zentrale.

Voraussetzungen im Lager

• Eindeutige Lagerplätze, die am Regal und im System übereinstimmen.
• Zeitnahe, platzgenaue Buchung aller Bewegungen.
• Ein Bestandsauszug, der sich für eine einzelne Zone zu einem festen Zeitpunkt ziehen lässt.
• Eine schriftliche Zählanweisung, die für jeden einzelnen Zähltag gilt.

Fehlt eine dieser Bedingungen, beginnen Sie mit einer Vollaufnahme und bauen die Voraussetzungen zuerst auf.

Zonen und Zählrhythmus planen

Zuerst teilen Sie das Lager in Zählbezirke und die Artikel nach Wichtigkeit ein. Wertvolle oder schnell drehende Artikel werden häufiger gezählt, Langsamdreher seltener. Ein fiktives Beispiel mit 6.000 Artikeln:

• Gruppe A, 600 Artikel: viermal im Jahr, also 2.400 Zählungen.
• Gruppe B, 1.800 Artikel: zweimal im Jahr, also 3.600 Zählungen.
• Gruppe C, 3.600 Artikel: einmal im Jahr, also 3.600 Zählungen.

Zusammen sind das 9.600 Artikelzählungen im Jahr. Bei 40 Positionen pro Teamstunde ergibt das 9.600 ÷ 40 = 240 Teamstunden. Mit einer Reserve von 20 Prozent für Nachzählungen und Klärung sind es 288 Stunden, das entspricht 36 Teamtagen zu acht Stunden. Mit einem Team sind das 36 Zähltage im Jahr, mit zwei Teams 18, also durchschnittlich einer alle 2,7 Wochen bei 48 Zählwochen. Das ist ein Bruchteil des Aufwands einer Vollaufnahme, verteilt auf viele kleine Einsätze. Die Sätze der Gruppen sind frei gewählt.

Aufbau des Zählplans

Der Plan ist ein Kalender mit klaren Spalten: Woche, Zählbezirk, Artikelgruppe, Zählteam, Beginn mit Uhrzeit, Verantwortlicher. Er wird vor Beginn des Geschäftsjahres freigegeben, Änderungen erfolgen schriftlich mit Datum. Verpasste Termine werden nicht gestrichen, sondern mit neuem Datum nachgeholt.

Die Reihenfolge der Zonen im Kalender folgt nicht der Lagergeografie, sondern dem Risiko: Zonen mit hohem Wert, hohem Umschlag oder bekannten Problemen kommen früher und öfter an die Reihe. Notieren Sie im Plan auch, welche Zonen zuletzt auffällige Differenzen hatten, denn dort lohnt eine zusätzliche Zählung außerhalb des Rhythmus.

Am einzelnen Zähltag gilt derselbe Ablauf wie bei jeder Zählung. Der Bestandsauszug der Zone wird zum Startzeitpunkt gezogen und eingefroren, das Team zählt blind, Bewegungen in der Zone ruhen für die Dauer der Zählung oder werden getrennt erfasst. Ergeben sich Differenzen, folgen Nachzählung und Klärung nach dem Stufenmodell, bevor gebucht wird.

Was dokumentiert werden muss

• Der Zählplan in der freigegebenen Fassung, mit allen Änderungen.
• Zu jedem Zähltag: Zählbezirk, Datum, Uhrzeit, Team, Bestandsauszug, Zählliste, Differenzliste und Freigabe.
• Ein Abdeckungsnachweis: Eine Übersicht, welcher Artikel wann gezählt wurde.
• Verschobene oder ausgefallene Termine mit Begründung und Nachholdatum.

Üblicherweise wird erwartet, dass jeder Artikel im Lauf des Geschäftsjahres mindestens einmal körperlich erfasst wird. Der Abdeckungsnachweis zeigt, ob das gelungen ist: Ein Artikel ohne Zählung fällt in der Übersicht sofort auf und wird vor Jahresende nachgeholt. Welche Anforderungen Ihr Prüfer an Umfang und Nachweis stellt, ist vorab zu klären.

Fazit

Die permanente Inventur verteilt den Aufwand und hält den Buchbestand das ganze Jahr belastbar, wenn der Zählplan sauber geführt wird. AuditMaster erstellt Zählpläne, die Zonen und Artikelgruppen über das Jahr verteilen, führt die einzelnen Zähltage durch und dokumentiert sie lückenlos.