Stichprobeninventur: Ziehung, Umfang und Dokumentation

Eine Stichprobeninventur spart Zeit, hat aber eine Schwachstelle: Der Prüfer sieht nicht das ganze Lager, sondern die Auswahl. Überzeugt die Auswahl nicht, überzeugt auch das Ergebnis nicht. Entscheidend ist deshalb weniger das Zählen, das ist Routine, sondern die Ziehung: Aus welchem Bestand wurde gezogen, nach welcher Regel, von wem und wann? Dieser Beitrag zeigt, wie Sie eine Stichprobe so anlegen, dass man sie nachvollziehen kann. Ob das Verfahren für Ihren Abschluss überhaupt in Frage kommt und mit welchem Umfang, entscheiden Ihr Wirtschaftsprüfer und die Zentrale, nicht das Lager.

Voraussetzungen vor der Ziehung

• Eine vollständige Grundgesamtheit: der Bestandsauszug aller Artikel zum Stichzeitpunkt, mit Menge und Wert.
• Eine verlässliche laufende Bestandsführung, denn vom Stichprobenergebnis wird auf den Gesamtbestand geschlossen.
• Eine schriftliche Abstimmung mit dem Wirtschaftsprüfer über Verfahren, Umfang und Art der Hochrechnung.
• Eine Zählanweisung, die Ziehung und Zählung getrennt beschreibt.

Fehlt eine dieser Voraussetzungen, ist die Vollaufnahme meist der sicherere Weg.

Schichtung: Nicht alles gleich behandeln

Ein Karton Schrauben und eine Steuereinheit haben nicht dasselbe Gewicht für den Abschluss. Üblich ist deshalb die Schichtung nach Wert: Wenige hochwertige Artikel werden vollständig gezählt, die große Masse nur anteilig.

Ein fiktives Beispiel mit 12.000 Artikeln in drei Schichten:

• Schicht A, 600 Artikel mit hohem Wert: Vollaufnahme, also 600 Positionen.
• Schicht B, 3.400 Artikel mit mittlerem Wert: Stichprobe von 10 Prozent, also 340 Positionen.
• Schicht C, 8.000 Artikel mit niedrigem Wert: Stichprobe von 2 Prozent, also 160 Positionen.

Zusammen werden 600 + 340 + 160 = 1.100 Positionen gezählt, rund 9,2 Prozent der 12.000 Artikel. Bei 40 Positionen pro Teamstunde und einer Zweitzählung sind das 1.100 × 2 ÷ 40 = 55 Teamstunden. Die Vollaufnahme käme auf 12.000 × 2 ÷ 40 = 600 Teamstunden. Die Prozentsätze sind frei gewählt; welche Sätze Ihr Prüfer akzeptiert, müssen Sie vorher erfragen.

Die Ziehung selbst

Eine Auswahl „nach Gefühl“ ist keine Stichprobe. Zwei Verfahren sind verbreitet und lassen sich in jeder Tabellenkalkulation nachbauen:

• Zufallsauswahl: Jedem Artikel der Schicht wird eine Zufallszahl zugewiesen, die Liste wird danach sortiert, und die ersten n Zeilen bilden die Auswahl.
• Systematische Auswahl: Nach einem zufällig bestimmten Startpunkt wird jeder k-te Artikel gezogen.

Wichtig ist der Ablauf. Die Grundgesamtheit wird als Datei mit Datum und Uhrzeit eingefroren, die Ziehung erfolgt in Anwesenheit einer zweiten Person, und die Ergebnisliste wird gespeichert, bevor das Zählteam sie sieht. Danach wird nichts mehr getauscht. Auch Artikel mit Buchbestand null gehören in die Grundgesamtheit, denn vor Ort kann trotzdem Ware liegen. Findet das Team einen gezogenen Artikel nicht, wird er nicht durch einen bequemeren ersetzt, sondern als Differenz geführt.

Ergebnis, Hochrechnung und Erweiterung

Abweichungen werden je Schicht festgehalten. Wie vom Ergebnis auf den Gesamtbestand geschlossen wird, legen Sie vorab mit dem Prüfer fest; die Rechenmethode gehört in die Zählanweisung, nicht in eine spätere Erklärung. Dasselbe gilt für die Erweiterungsregel: Überschreitet die Abweichungsquote einer Schicht eine vereinbarte Grenze, wird die Stichprobe vergrößert oder der Bereich vollständig aufgenommen.

Im Beispiel zeigen 17 der 340 Positionen der Schicht B eine Differenz, das sind 5 Prozent (17 ÷ 340). Liegt die vereinbarte Grenze bei 3 Prozent, wird Schicht B erweitert. Die 3 Prozent sind ein frei gewählter Beispielwert.

Was dokumentiert werden muss

• Grundgesamtheit: Datei, Datum, Uhrzeit, Ersteller.
• Schichtgrenzen und ihre Begründung.
• Umfang je Schicht.
• Methode und Startwert der Ziehung.
• Ziehungsliste, gespeichert vor der Zählung.
• Zählergebnis und Abweichungen je Schicht.
• Entscheidung über eine Erweiterung, mit Datum und Namen.

Fazit

Eine Stichprobe überzeugt, wenn jeder Schritt der Ziehung belegt ist. AuditMaster zieht die Stichprobe nach einem festgelegten Schema, zählt die gezogenen Positionen und hält Ziehung, Ergebnis und Abweichungen schriftlich fest. Die Eignung für Ihren Abschluss klären Sie vorab mit Ihrem Prüfer.