Stichtag, Stichprobe oder permanent: Welches Inventurverfahren?

Die Zentrale in Deutschland schreibt „Inventur zum Jahresende“ vor, und die Lagerleitung in Taschkent fragt sich: Zählen wir alles an einem Tag, ziehen wir eine Stichprobe oder verteilen wir die Zählung über das ganze Jahr? Die Antwort hängt weniger von Vorlieben ab als von Ihrem Lager. Sortiment, Umschlag, Lagerplatzsystem und die Erwartungen von Zentrale und Abschlussprüfer entscheiden. Dieser Beitrag zeigt, wie sich die drei gängigen Verfahren unterscheiden und wie Sie Ihre Wahl begründen.

Die drei Verfahren in Kürze

• Bei der Stichtagsinventur wird der gesamte Bestand an einem festen Tag oder in einem kurzen Zeitfenster gezählt und dem Buchbestand gegenübergestellt.
• Bei der Stichprobeninventur wird nach einem festgelegten Schema eine Auswahl gezogen und gezählt; vom Ergebnis wird auf den Gesamtbestand geschlossen.
• Bei der permanenten Inventur werden Zonen und Artikelgruppen nach einem Zählplan über das Geschäftsjahr verteilt gezählt und laufend dokumentiert.

Alle drei Verfahren haben dasselbe Ziel: Der Bestand im Buch soll mit dem Bestand im Regal übereinstimmen, und der Weg dorthin soll nachprüfbar sein.

Fünf Fragen, die die Wahl bestimmen

1. Wie viele Artikel (SKU) und wie viele Lagerplätze hat das Lager?
2. Wie schnell dreht der Bestand? Ein Lager mit täglichem Versand verträgt keinen mehrtägigen Stillstand.
3. Wie gleichförmig ist das Sortiment? Viele ähnliche Kartons mit ähnlichem Wert eignen sich eher für eine Stichprobe als wenige hochwertige Einzelstücke.
4. Wie verlässlich ist die laufende Bestandsführung? Eine permanente Inventur setzt eindeutige Lagerplätze und zeitnahe Buchungen in 1C oder im ERP-System voraus.
5. Was verlangt die Zentrale, und was akzeptiert Ihr Abschlussprüfer?

Drei Lager, drei Antworten (fiktive Beispiele)

Ersatzteillager: 2.400 Artikel, Betrieb nur in der Tagschicht, am Wochenende ruht der Versand. Angenommen, ein Zählteam schafft 40 Positionen pro Stunde, also 320 in einer Achtstundenschicht. Mit Zweitzählung fallen 2.400 × 2 = 4.800 Zählpositionen an. Acht Teams erledigen 8 × 320 = 2.560 Positionen pro Schicht, der gesamte Bestand ist damit in knapp zwei Schichten aufgenommen (4.800 ÷ 2.560 ≈ 1,9). Eine Stichtagsinventur am Wochenende ist hier realistisch.

Großhandelslager: 18.000 Artikel, überwiegend gleichförmige Kartonware. Eine vollständige Zählung mit Zweitzählung ergäbe 36.000 Positionen, bei acht Teams also mehr als 14 Schichten (36.000 ÷ 2.560 ≈ 14,1). Hier lohnt sich die Prüfung einer Stichprobe, sofern Zentrale und Abschlussprüfer das Verfahren für Ihren Abschluss akzeptieren.

Distributionslager mit täglichem Versand: 24 Zonen, kein Stillstand möglich. Eine permanente Inventur zählt zwei Zonen pro Woche. Nach zwölf Wochen ist jede Zone einmal gezählt, im Jahr rund viermal. Üblicherweise wird erwartet, dass jeder Artikel im Lauf des Geschäftsjahres mindestens einmal körperlich erfasst wird. Wie genau das für Ihren Abschluss aussehen muss, klären Sie mit Ihrem Prüfer.

Mischformen und Wechsel

Die Verfahren schließen sich nicht aus. Manche Betriebe nehmen hochwertige oder schwundanfällige Artikel jährlich vollständig auf und prüfen die gleichförmige Massenware per Stichprobe. Andere wechseln nach einigen Jahren von der Stichtagsinventur zur permanenten Inventur, wenn Lagerplätze und Buchungsdisziplin stabil sind. Wichtig ist, dass jede Mischform schriftlich festgelegt wird: welcher Bereich nach welchem Verfahren gezählt wird und warum.

Was Sie vorab klären sollten

• Welche Verfahren Ihre Konzernrichtlinie vorsieht oder ausschließt.
• Welche Verfahren Ihr Wirtschaftsprüfer für den Jahresabschluss akzeptiert und mit welcher Dokumentation.
• Ob die lokale Buchhaltung zusätzliche Anforderungen an Termin und Form stellt.

Die Anforderungen aus Handelsrecht, Steuerrecht und Prüfungsstandards sind komplex und ändern sich. Besprechen Sie die Wahl deshalb immer mit Ihrem Wirtschaftsprüfer und Steuerberater.

Fazit

Ein kleines, überschaubares Lager wird meist zum Stichtag voll aufgenommen, ein großes, gleichförmiges Sortiment lässt eine Stichprobe zu, und ein Lager mit hohem Umschlag fährt mit der permanenten Inventur oft besser. AuditMaster führt alle drei Verfahren durch und macht Ihnen nach der Lagerbegehung einen konkreten Vorschlag für Verfahren und Zeitplan.