Zweitzählung: So wird sie wirklich unabhängig

Die Zweitzählung gehört zu den Kernelementen einer ordentlichen Inventur. In der Praxis schrumpft sie oft zu einem „Schau bitte noch mal drüber“: Dieselben Kollegen gehen mit der ausgefüllten Liste durch den Gang und bestätigen, was dort steht. Das ist keine unabhängige Prüfung, sondern ein Abnicken. Eine Zweitzählung hat nur dann Beweiskraft, wenn das zweite Team seine Zahl selbst findet. Dieser Beitrag beschreibt, was dafür nötig ist und wie viel Zweitzählung Sie sich leisten können.

Was Unabhängigkeit konkret bedeutet

• Es zählen andere Personen als bei der Erstzählung, am besten aus einer anderen Abteilung oder von einem anderen Standort.
• Das zweite Team kennt weder das Ergebnis der Erstzählung noch, bei blinder Zählung, den Buchbestand.
• Es arbeitet auf einer eigenen, leeren Liste und nicht auf einer Kopie der Erstliste.
• Während der Zählung gibt es keine Absprachen zwischen den Teams.

Der Ablauf in sechs Schritten

1. Team A zählt den Zählbezirk, trägt die Mengen ein und unterschreibt die Liste.
2. Der Zählleiter nimmt die ausgefüllte Liste an sich. Sie bleibt nicht im Bezirk liegen.
3. Team B erhält eine leere Liste desselben Bezirks mit Lagerplätzen und Artikeln, aber ohne Mengen.
4. Team B zählt unabhängig und unterschreibt.
5. Der Zählleiter vergleicht beide Listen Zeile für Zeile.
6. Stimmen die Mengen überein, ist die Position abgeschlossen. Weichen sie ab, zählt ein drittes Team die Position noch einmal. Alle drei Ergebnisse bleiben in den Unterlagen, auch das verworfene.

Die dritte Zählung ist eine Klärung und kein Mehrheitsentscheid. Stimmt sie mit keiner der beiden ersten überein, wird die Position gemeinsam mit dem Zählleiter gemessen oder neu aufgenommen und das Ergebnis begründet.

Vollständig oder anteilig?

Eine vollständige Zweitzählung verdoppelt den Zählaufwand. Manche Betriebe beschränken sie deshalb auf die wichtigen Artikel. Ein fiktives Rechenbeispiel: Ein Lager hat 3.000 Zählpositionen, und ein Team schafft 40 Positionen pro Stunde.

• Vollständige Zweitzählung: 3.000 ÷ 40 = 75 Teamstunden.
• Anteilige Zweitzählung: alle 600 Positionen der wertvollsten Artikel (20 Prozent) und eine Zufallsauswahl von 10 Prozent der übrigen 2.400 Positionen, also 240. Zusammen sind das 840 Positionen oder 28 Prozent, entsprechend 840 ÷ 40 = 21 Teamstunden.

Die anteilige Variante spart in diesem Beispiel 54 Teamstunden. Ob sie für Ihren Abschluss ausreicht, entscheiden Zentrale und Abschlussprüfer, nicht das Lager. Unabhängig davon wird jede Position mit einer Abweichung zum Buchbestand immer ein weiteres Mal gezählt.

Die anteilig zu zählenden Positionen legen Sie vor der Zählung fest und dokumentieren die Ziehung. Wer sie erst während der Zählung nach Gefühl auswählt, kann später nicht belegen, dass die Auswahl nicht bewusst günstig getroffen wurde.

Fünf typische Fehler

• Team B bekommt die Liste von Team A „zur Orientierung“.
• Die Teams stehen im selben Gang und vergleichen laufend.
• Die Zweitzählung übernehmen Kollegen oder Vorgesetzte derselben Abteilung, die vom Ergebnis selbst betroffen sind.
• Es wird gezählt, bis die „richtige“ Zahl herauskommt.
• Das Zweitergebnis wird über das Erstergebnis geschrieben, sodass beide Werte nicht mehr nachprüfbar sind.

Zusammenarbeit mit dem Lagerpersonal

Unabhängig heißt nicht unfreundlich. Das Lagerpersonal sollte den Zählteams Zugang zu den Bereichen verschaffen, Einheiten erklären und bei Sprachfragen helfen. Es zählt nur nicht mit. Besprechen Sie diese Rollenverteilung vorab mit der Lagerleitung, damit niemand das Gefühl hat, übergangen zu werden. Planen Sie außerdem Pausen und Teamwechsel ein: Nach mehreren Stunden Zählen lässt die Aufmerksamkeit nach, und genau dann entstehen Zählfehler. Eine Zweitzählung mit denselben müden Augen verliert an Wert.

Fazit

Eine Zweitzählung ist so gut wie ihre Unabhängigkeit. Bei AuditMaster zählt ein zweites Team, das das Erstergebnis nicht kennt, und weicht das Ergebnis ab, wird die Position ein drittes Mal geprüft. Alle Zähllisten bleiben im Inventurprotokoll nachvollziehbar.